Gmina Sępólno Krajeńskie

Protokół Nr 16/2003

Protokół Nr 16/2003
z posiedzenia Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w dniu 10 i 15 grudnia 2003r.

I część posiedzenia – 10 grudzień 2003r. 
 
W posiedzeniu udział wzięli członkowie Komisji wg załączonej listy obecności oraz zaproszeni goście:

• Burmistrz Waldemar Stupałkowski
• Skarbnik Gminy Wiesława Grochowska
• Dyrektor Zakładu Obsługi Oświaty Samorządowej Zbigniew Tymecki
• Informatyk Urzędu Miejskiego Marcin Jarski
• Przewodniczący Gminnej Komisji ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych Dariusz Wojtania
• Pełnomocnik Burmistrza ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych Danuta
  Daszkiewicz
• Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr 3 w Sępólnie Kraj. Ewa Ślewicka
• Dyrektor Szkoły Podstawowej w Zalesiu Franciszek Frohlke
• Księgowa Zakładu Obsługi Oświaty Samorządowej Monika de Rosier
• Prezes Zarządu Oddziału Związku Nauczycielstwa Polskiego Adela Wiśniewska 

Posiedzenie otworzył Przewodniczący Komisji Pan Tomasz Cyganek, który po powitaniu zebranych zaproponował następujący jego porządek:

• Stwierdzenie quorum i przyjęcie porządku posiedzenia.
• Informacja Pana Marcina Jarskiego w sprawie zakupu oprogramowania komputerowego.
• Informacja przedstawicieli Gminnej Komisji ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na temat struktury wydatków w 2003r.
• Wypracowanie stanowiska w sprawie rozwiązania problemu niedoszacowania subwencji oświatowej na kwotę 303.819zł.
• Propozycje do planu pracy Komisji na 2004r.
• Omówienie bieżących spraw Komisji.
• Wolne wnioski i zakończenie.

W/w porządek posiedzenia przyjęto jednogłośnie.

 Ad.1. Przewodniczący Komisji stwierdził quorum co jest jednoznaczne z prawomocnością decyzji Komisji podejmowanych na dzisiejszym posiedzeniu.

 Ad.2. Informatyk Urzędu Miejskiego Pan Jarski poinformował Komisję o podjętych działaniach, w związku z wnioskiem Komisji, dotyczących wyeliminowania nielicencjonowanego oprogramowania komputerowego, będącego na stanie Urzędu Miejskiego.
Poinformował, iż:

• planowana kwota wymiany niezalegalizowanego oprogramowania na licencjonowane została oszacowana wstępnie na kwotę około 20tys.zł. (około 13tys.zł na zakup Office i około 7tys.zł. na zakup Windows)
• obecnie Urząd zakupił 10 oprogramowań Windows na kwotę 5.519,28zł oraz jest w trakcie procedury darmowej wymiany aplikacji Office na aplikację Open Office
• w związku z powyższym całość wymiany zamknie się w podanej wyżej kwocie .

Nadmienił, iż całość legalnego oprogramowania komputerowego zostanie dostarczona do Urzędu prawdopodobnie w najbliższych dniach (kwestia dostarczenia przesyłki zawierającej sprzęt).
Zapewnił Komisję, iż problem nielicencjonowanego oprogramowania zakończy się po jego zainstalowaniu, zobowiązał się wykonać tą czynność w terminie do końca tego roku.

Komisja przyjęła powyższą informację do wiadomości, zobowiązując jednocześnie informatyka do przedstawienia Komisji kolejnej informacji po zakończeniu całokształtu prac związanych z zainstalowaniem licencjonowanego oprogramowania.
 
Ad.3. Na wstępie Przewodniczący Gminnej Komisji ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych Pan Wojtania przedstawił Komisji Rewizyjnej sprawozdanie z działalności kierowanej przez siebie Komisji za okres 11 miesięcy 2003r. (szczegółowe sprawozdanie stanowi załącznik do niniejszego protokołu)
Podkreślił, iż Komisja w w/w okresie czasu odbyła 13 protokołowanych posiedzeń, na które zostały wezwane 94 osoby. Komisja skierowała do Sądu Rejonowego w Tucholi 5 spraw o przymusowe leczenie odwykowe oraz skierowała 48 osób do Poradni Terapii Uzależnień. Komisja udzieliła ponad 2tys. porad osobom uzależnionym.
Nadmienił, iż dane dot. rozdysponowania środków finansowych z tzw. Funduszu Przeciwdziałania Alkoholizmowi przedstawi Pani Daszkiewicz.

Pełnomocnik Burmistrza ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych Pani Daszkiewicz przedstawiła Komisji szczegółowe rozdysponowanie środków z Funduszu przeciwdziałania Alkoholizmowi, w rozbiciu na wydatki rzeczowe i na wydatki osobowe.(szczegółowe sprawozdanie stanowi załącznik do niniejszego protokołu).

Nadmieniła, iż planowane dochody Funduszu zostały wykonane, planowane wydatki również nie powinny zostać przekroczone.
Pani Daszkiewicz poinformowała również o problemach związanych z zakłócaniem płynności finansowej wydatkowania środków z Funduszu. Wpływ na taki stan rzeczy posiada nieterminowe realizowanie przez gminę płatności rachunków, co powoduje narastanie odsetek. 
 
Komisja, po uzyskaniu informacji n/t wykorzystania środków z Funduszu alkoholowego w 2003r. postanowiła, iż zapozna się szczegółowo przed kolejnym swoim posiedzeniem z materiałami przygotowanymi przez Panią Daszkiewicz – celem wysunięcia ewentualnych wniosków.

W tym punkcie, na prośbę członków Komisji Pani Daszkiewicz i Pan Wojtania omówili również zasady i procedurę kierowania na leczenie odwykowe osób przyjmowanych przez Gminna Komisję Rozwiązywania problemów alkoholowych

Ad.4. W tym punkcie Komisja spotkała się z przedstawicielami oświaty, celem wypracowania wspólnego stanowiska w sprawie rozwiązania problemu niedoszacowania subwencji oświatowej w kwocie 303.819zł.
Spotkanie przeprowadzono na wniosek pracowników oświaty.

Dyrektor ZOOS Pan Tymecki, w związku z koniecznością w terminie opracowania do dnia 15 grudnia projektu budżetu gminy na 2004r., poinformował iż zbiorcze zestawienie projektów budżetów placówek szkolnych – płatnych z subwencji oświatowej – wykazuje brak w wysokości 303.819zł. (placówki szkolne)
Nadmienił, iż ten fakt jest spowodowany niżem demograficznym w naszej gminie, zasygnalizował iż obcięcie subwencji nastąpiło w związku ze zmniejszeniem liczby dzieci w wieku szkolnym (liczba 85). Fakt ten powoduje, iż subwencja została zmniejszona, mimo że liczba oddziałów szkolnych nie uległa zmniejszeniu.
Nadmienił, iż spotkał się już uprzednio z dyrektorami szkół celem możliwości zniwelowania niedoboru, ustalono wygospodarowanie 125tys.zł. kosztem funduszu socjalnego przy jednoczesnej możliwości uzyskania od gminy kwoty 175tys.zł. Tymczasem dzisiaj uzyskał informację, iż gmina nie przekaże oświacie żadnej kwoty dla zrównoważenia jej budżetu. Dodał, iż sytuacja oświaty na dzień dzisiejszy i tak jest już bardzo trudna, świadczy o tym fakt, że zaproponowano ścinanie nawet świadczeń socjalnych.
Prezes Oddziału ZNP Pani Wiśniewska wyjaśniła, iż zdjęcie środków z funduszu socjalnego wymaga pozytywnej opinii związków zawodowych, niemniej jednak sama przystałaby na zdjęcie socjalu, pod warunkiem zabezpieczenia przez gminę brakującej kwoty 175tys.zł.
 
Komisja, po wysłuchaniu przedstawicieli oświaty, postanowiła iż zaproponuje Burmistrzowi trzy możliwości poszukania w projekcie budżetu gminy brakującej kwoty tj. ze środków przeznaczonych na wykup budynku pod urząd skarbowy, środków na inwestycje w zakresie gospodarki wodno-ściekowej lub z tzw. Funduszu Alkoholowego. Komisja zaznaczyła, iż 
dalsze szukanie oszczędności w wydatkach oświaty groziłoby naruszeniem prawa oświatowego.

Przybyły na posiedzenie Burmistrz, po zapoznaniu się z w/w propozycją, zaznaczył iż gmina nie posiada (poza wypłatą świadczeń socjalnych) żadnych zobowiązań względem oświaty,
natomiast sama gmina posiada do spłaty określona kwotę zobowiązań. Założeniem budżetowym jest, iż oświata powinna się mieścić w kwocie przekazywanej subwencji. Nadmienił, iż nie do końca obecnie wiadomo dlaczego oświata nie zmieści się w kwocie subwencji. W związku z powyższym zwrócił się o wykonanie konkretnego rozpisania wydatków w oświacie celem możliwości porównawczych tj. rozpisanie wykonania wydatków za III kwartały 2003r. i planu na rok 2004. Odnośnie możliwości poszukania środków na oświatę w budżecie gminnym stwierdził, iż można teoretycznie ograniczyć wydatki w każdym dziale o 1% ale radni muszą być przekonani, że jest to posunięcie zasadne, które następuje po wyczerpaniu wszystkich możliwości poszukiwania oszczędności w dziale oświaty.

Ostatecznie uczestnicy posiedzenia tj. Burmistrz, Komisja Rewizyjna i przedstawiciele oświaty, po dyskusji, wstępnie wypracowali dwie możliwości zrównoważenia projektu budżetu oświaty tj. poprzez znalezienie oszczędności w tymże dziale, polegających na:

I wersja możliwości zrównoważenia budżetu

1.rezygnacji z zaplanowanego w ramach Funduszu Świadczeń Socjalnych 3%-owego odpisu  na Fundusz Mieszkaniowy. (decyzja wymaga akceptacji Zakładowych Komisji Świadczeń Socjalnych)

• 100tys.zł 

2.obniżenie budżetów Zespołu Szkół Nr 1 oraz Szkoły Podstawowej w Wiśniewie do wyliczonej subwencji

• 25tys.zł 

3.rezygnacja z wypłat dodatków motywacyjnych dla nauczycieli

• 50tys.zł 

Po odjęciu w/w sum niedobór wyniesie 125tys.zł.

II wersja możliwości zrównoważenia budżetu

Obejmuje w/w propozycje wraz z możliwością rezygnacji dalszych 50tys. z oświatowego funduszu socjalnego 

Po odjęciu w/w sum niedobór wyniesie 75tys.zł.

Ustalono, iż zrównoważenie końcowych niedoborów (125 bądź 75tys.zł.), nastąpi ze środków uzyskanych, po przeprowadzeniu odpowiedniej analizy, z obniżenia planowanych kwot w innych działach projektu budżetu gminy na 2004r.

Powyższe ustalenia skierowano do zaopiniowania przez Komisję Oświaty, Kultury, Sportu i Turystyki Rady Miejskiej, jako komisji kompetentnej w w/w zakresie działania. 

 W tym punkcie Pani Grochowska poinformowała Komisję o kontroli jaką przeprowadziła w Zakładzie Robót Publicznych. Powiedziała, iż po sporządzeniu czystopisu protokołu udostępni go Komisji nadmieniając jednocześnie iż w toku kontroli okazało się, że Zakład ponosi comiesięczne, kumulujące się straty. 

 Przewodniczący Komisji zakończył posiedzenie na punkcie Nr 4 – Komisja postanowiła, iż dalsza część porządku posiedzenia zostanie zrealizowana podczas obrad w dniu 15 grudnia

II część posiedzenia – 15 grudzień 2003r.

W drugiej części posiedzenia uczestniczyli członkowie Komisji w pełnym składzie oraz Kierownik Referatu Finansowego Pani Ewa Marzec.

Komisja, po stwierdzeniu quorum i dokonaniu powitania obecnych przez Przewodniczącego, kontynuowała w dniu dzisiejszym realizację porządku posiedzenia z dnia 10 grudnia 2003r. , uzupełnionego o kilka nowych punktów. Przewodniczący zaproponował porządek posiedzenia w następującej wersji:

• Powitanie, stwierdzenie quorum, przyjęcie porządku posiedzenia
• Zatwierdzenie protokołu z ostatniego posiedzenia Komisji.
• Informacja Skarbnika Gminy i analiza sprawozdań Rb – 27 i Rb – 28 za miesiące zamykające poszczególne
  kwartały 2003r.
• Propozycje do planu pracy i opracowanie planu pracy Komisji na 2004r.
• Omówienie bieżących spraw Komisji.
• Wolne wnioski i zakończenie.

Pan Herder zwrócił się o uzupełnienie porządku posiedzenia o punkt – “zatwierdzenie protokołu z ostatniego posiedzenia Komisji” . Komisja jednogłośnie zaakceptowała powyższą propozycję, co uwzględniono w wyżej przyjętym porządku posiedzenia

Ad.2. Komisja jednogłośnie zatwierdziła protokół Nr 15/2003 ze swojego posiedzenia w dniu 15 października 2003r. Komisja przyjęła zasadę parafowania każdej strony przyjętego protokołu przez wszystkich członków obecnych na posiedzeniu.

Ad.3. Informację, w zastępstwie Pani Skarbnik, dot. sprawozdań Rb – 27 i Rb – 28, przedstawiła Komisji Kierownik Referatu Finansowego Pani Ewa Marzec (sprawozdania stanowią załącznik do niniejszego protokołu)

Komisja, analizując wykonanie dochodów i wydatków budżetowych zwróciła szczególna uwagę na brak pełnego wykonania dochodów własnych gminy tj. na słabą ściągalność podatków lokalnych. W związku z powyższym Pani Marzec nakreśliła pokrótce zasady i tryb postępowania egzekucyjnego wszczynanego wobec podatników zalegających w płatności podatków.

Komisja, po dokonaniu analizy przedstawionych materiałów, przyjęła je informacyjnie do wiadomości.

Komisja stwierdziła, iż będzie dokonywać kwartalnego zapoznawania się z wykonanie dochodów i wydatków budżetu gminy, w związku z powyższym zwróci się do Referatu Finansowego o przedstawianie na jej posiedzeniach sprawozdań kwartalnych, wzbogaconych o czytelną część opisową. 

Ad.4. Komisja przystąpiła do opracowywania swojego planu pracy na 2004r.
Członkowie Komisji zaproponowali do ujęcia w planie pracy odpowiednio następujące zagadnienia:
Pan Cyganek:

• sprawozdanie z działalności Komisji Rewizyjnej za 2003r.
• analiza realizacji budżetu na koniec roku oraz jego analizę w odstępach kwartalnych
• analiza kosztów obsługi kredytu w rachunku bieżącym (częstotliwość wykorzystania i przeznaczenie kredytu)
• kontrola wykorzystania Funduszu Alkoholowego
• kontrola wykorzystania środków przeznaczanych w budżecie na sport
• analiza realizacji oszczędności w gminnej oświacie oraz przekazania środków z budżetu gminy celem spięcia budżetu oświaty (sprawy poruszone na I części posiedzenia Komisji w dniu 10 grudnia)
• kontrola realizacji ustawy o zamówieniach publicznych (prawidłowość procedury przetargowej)

Pan Gugnacki:

• kontrola wykorzystania środków w bibliotece publicznej
• rekontrola funkcjonowania świetlic wiejskich

Pan Herder:

• kontrola cmentarza komunalnego
• rekontrola Zakładu Robót Publicznych
• rekontrola Zakładu Transportu Gminnego
• przegląd miejsc pamięci narodowej
• realizacja budżetu gminy za I kwartał 2004r. 
• rekontrola Sępoleńskiego Domu Kultury z uwzględnieniem świetlic wiejskich

Pan Nikel:

• wykorzystanie środków przez jednostki ochotniczej straży pożarnej
• kontrolę deklaracji podatkowych (podatnicy podatków lokalnych)

Pan Wagner:

• kontrola przekazywania wykorzystanie środków przez gminną oświatę
• przygotowanie absolutorium z wykonania budżetu gminy za 2003r.
• analizę kryteriów przyznawania dodatków mieszkaniowych 

Komisja postanowiła, iż na podstawie powyższych propozycji opracuje w terminie do najbliższej sesji Rady Miejskiej projekt swojego planu pracy na 2004r. , po czym przedłoży go Radzie do zatwierdzenia.

Ad.5. W bieżących sprawach Komisja omówiła następujące sprawy:

• Pan Cyganek zapoznał członków Komisji z odpowiedzią Dyrektora MLKS “Krajna” na zalecenia pokontrolne Komisji wystosowane do klubu, w związku z uprzednio przeprowadzoną tamże kontrolą
• na pytanie Pana Wagner Pan Cyganek przedstawił wspólne ustalenia Komisji Oświaty,Kultury, Sportu i Turystyki oraz przedstawicieli gminnej oświaty w sprawie
  zrównoważenia projektu budżetu gminy (w części gminnej oświaty) tj. poinformował, iż:
  a)zaproponowano obniżenie o kwotę 112tys.zł. tzw. “socjalu mieszkaniowego” dla  pracowników oświaty
  b)zaproponowano obniżenie tzw. “rzeczówki” o 16 tys.zł. (środki czystości)
  c)zaproponowano obniżenie funduszu płac o 50tys.zł.
  d)odstąpiono od możliwości zmniejszenia dodatków motywacyjnych dla nauczycieli
  e)zaproponowano, aby pozostałą kwotę tj. do brakującej kwoty 304tys.zł. –     zabezpieczyła gmina
• Komisja zapoznała się z pismem Powiatowego Urzędu Pracy dotyczącym zapytania o rozstrzygnięcie przez Komisję sprawy stwierdzeń Dyrektora Zakładu Robót Publicznych w kwestii współpracy z PUP. Komisja postanowiła, iż zorganizuje w tej sprawie posiedzenie z udziałem Kierownika PUP i Dyrektora ZRP celem wyjaśnienia wszelkich wątpliwości w tej sprawie.
• Komisja nawiązując do informacji uzyskanej od Pani Daszkiewicz na I części posiedzenia w sprawie rozdysponowania środków z Funduszu Alkoholowego stwierdziła, iż przyjmuje powyższą informację do wiadomości, bez wyciągania konkretnych wniosków. Niemniej jednak Komisja postanowiła powrócić do wykorzystania środków z funduszu na jednym z kolejnych posiedzeń (forma kontroli), tym bardziej iż zauważono przeznaczanie niewspółmiernie wyższych środków na wydatki administracyjne i osobowe (koszty związane z realizacją programów bezpośrednio nie zaspokajających podstawowych potrzeb) w porównaniu do środków trafiających bezpośrednio na rzecz najbardziej potrzebujących. 

Ad.5. W wolnych wnioskach poruszono następujące sprawy:

Pan Nikel zwrócił się o wyjaśnienie sprawy braku uczestnictwa w zawodach szachowych rangi mistrzowskiej juniora MLKS “Krajna”, mimo wywalczonego awansu (sprawa została poruszona na łamach “Wiadomości Krajeńskich”). Komisja postanowiła w tej sprawie uzyskać wyjaśnienia od Dyrektora klubu)

Komisja postanowiła w terminie raz na kwartał sprawdzać realizację wniosków wysuwanych przez Komisje Rady Miejskiej. 
 
Po wyczerpaniu porządku obrad przewodniczący zamknął posiedzenie.

Przewodniczący Komisji
Tomasz Cyganek

protokołował:
Tomasz Dix