Gmina Sępólno Krajeńskie

Protokół Nr 29/2004

Protokół Nr 29/2004
z posiedzenia Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w dniu 20 lipca 2004r.

W posiedzeniu udział wzięli członkowie Komisji w/g załączonej listy obecności oraz zaproszeni goście:

1. Kierownik Referatu Spraw Obywatelskich, Bogumiła Bławat
2. Prezes Ochotniczej Straży Pożarnej Jan Szeliga

Posiedzenie otworzył Przewodniczący Komisji Pan Tomasz Cyganek, który po powitaniu zebranych zaproponował następujący jego porządek:

1. Otwarcie posiedzenia i przyjęcie porządku.
2. Przeprowadzenie czynności kontrolnych dot. rozdysponowania środków finansowych  w 2003r.  pochodzących z budżetu gminy, na działalność Ochotniczej Straży Pożarnej.
3. Wizja lokalna jednostki OSP w Iłowie
4. Wnioski końcowe, wypracowane podczas kontroli i wizji lokalnej.

W/w porządek posiedzenia przyjęto jednogłośnie.

Na wstępie Przewodniczący Komisji nakreślił pokrótce temat kontroli tj. powiadomił, iż będzie ona dotyczyć rozdysponowania środków z budżetu gminy w 2003r. z przeznaczeniem na realizację zadań przez Ochotniczą Straż Pożarną, a w szczególności składać się będzie z:
1)części informacyjnej
2)analizy odpowiedniej dokumentacji zgromadzonej w Referacie Spraw Obywatelskich

Ad.1.Kierownik Referatu Spraw Obywatelskich poinformowała na wstępie, iż wykonanie budżetu OSP wyniosło w 2003r. ponad 85tys.zł. na planowane 87tys.zł. Nadmieniła, iz plan nie został wykonany z powodu niezrealizowania dotacji w kwocie 1,5tys.zł. przekazanej przez Starostwo Powiatowe na zakup pojazdu dla OSP Lutowo. Brak realizacji dotacji nastąpił z powodu jej przekazania w ostatnim dniu grudnia ubiegłego roku. Odnośnie spłaty środków za pojazd do OSP Lutowo poinformowała, iż pozyskano ogółem kwotę z zewnątrz w wysokości 6,5tys.zł. (1,5tys. ze starostwa + 5tys.z PZU). Spłata samochodu nastąpiła ze środków inwestycyjnych gminy, całość spłaty raty za 2003r. wyniosła 45tys.zł. Był to jedyny wydatek  inwestycyjny, nie dokonano w jednostkach żadnych remontów ze środków gminnych.  Wspomniane 1,5tys.zł wprawdzie nie zostało wykorzystane na spłatę pojazdu, niemniej jednak kwota ta została przeznaczona na inne cele związane z wydatkami OSP. (szczegółowe rozdysponowanie budżetu OSP w 2003r. stanowi załącznik do niniejszego protokołu)
Pan Szeliga nadmienił, iż w 2003r. OSP pozyskało z Zarządu Głównego OSP, poprzez Zarząd   Wojewódzki kwotę w wysokości 15tys.zł. z przeznaczeniem na remont remiz w Wałdowie i Lutowie. Pan Szeliga nadmienił, iż powyższe środki mogły być rozdysponowane jedynie na powyższy cel. Pani Bławat dodała, iż w przypadku takich remontów nie obowiązuje ustawa o zamówieniach publicznych, gdyż środki nie są gminne, zostały pozyskane przez stowarzyszenie.
Komisja uzyskała następnie wyjaśnienia w sprawie kosztów ogrzewania pomieszczeń zajmowanych przez OSP. Pani Bławat poinformowała, iż gros kosztów ogrzewania ponoszonych jest przez jednostkę OSP w Sepólnie Kraj. OSP w budynku przy ul. Sienkiewicza w Sępólnie Kraj. ponosi 1/13 część kosztów ogrzewania naliczanych dla Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej. Nadmieniła, iż kwestia ponoszenia kosztów jest naliczana niejako ryczałtowo, gdyż zainstalowany licznik pomiaru ciepła nie wskazuje konkretnych jednostek rozliczeniowych ( licznik wykazuje wykorzystanie ciepła w KJ, nie zaś w m3). Pani Bławat nadmieniła, iż korzystniejszym byłoby zainstalowanie ogrzewania olejowego, nie ma jednak na ten cel odpowiednich środków. 
Komisja stwierdziła, iż powyższa metoda rozliczenia za pobór ciepła jest korzystna dla Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej, tym bardziej iż OSP wykorzystuje zajmowane pomieszczenia tylko w określonych porach czasowych.    
Komisja następnie przystąpiła do omawiania spraw związanych z własnością nieruchomości będącej siedziba Powiatowej Straży Pożarnej. Pani Bławat wyjaśniła, iż grunt, na którym umiejscowiony jest budynek straży został na mocy ustawy przekazany przez gminę w użytkowanie skarbu państwa tj. faktycznie we władanie Państwowej Straży Pożarnej. Budynek natomiast został wybudowany w czynie społecznym ze środków gminy zasilonych środkami pozyskanymi od PZU. Pani Bławat nadmieniła, iż z dokumentacji nie wynika, jaka jednostka posiada prawo własności budynku, nie ma bowiem o nim żadnych zapisów w księgach wieczystych. Dodała, iz obecnie remontów zewnętrznych części budynku dokonuje Państwowa Powiatowa Straż Pożarna natomiast części wewnętrznych OSP.
Komisja, po wyjaśnieniach Pani Bławat postanowiła, iż zwróci się z pytaniem do Burmistrza o przedstawienie informacji dot. całokształtu własności nieruchomości przy ul. Sienkiewicza. Komisja rozważy także możliwość wywołania projektu uchwały Rady Miejskiej w sprawie stwierdzenia własności całości nieruchomości przy ul. Sienkiewicza 54 w Sępólnie Krajeńskim.   
Komisja, omawiając następnie wydatkowanie budżetu, zwróciła uwagę na sprawy związane z warunkami umowy ubezpieczenia strażackiego. Dotyczy to w szczególności warunków ubezpieczenia NW strażaków ochotników w zakresie posługiwania się nieatestowanym sprzętem. Komisja stwierdziła, iż umowa powinna być tak sformułowana, aby w przypadku zaistnienia nieszczęśliwego zdarzenia przy posługiwaniu się nieatestowanym sprzętem firma ubezpieczeniowa zrealizuję w pełni umowę ubezpieczenia tj. czy wypłaci pełne odszkodowanie.   Pan Szeliga nadmienił, iż praktycznie większość sprzętu używanego przez OSP nie jest atestowana, mimo to sprzęt spełnia warunki ubezpieczenia. Pani Bławat dodała, iż ubezpieczenie wynosi przeciętnie 400zł. i obejmuje strażaków.  Wyjaśniła, iż strażak za uczestnictwo w akcji otrzymuje dzień wolny w pracy natomiast gmina opłaca dniówkę wg stawek ustawowych. Pani  Bławat nadmieniła, iż pojazdy należące do OSP posiadają ubezpieczenie OC nie posiadają natomiast ubezpieczenia AC.
Pan Herder zapytał o remont drzwi dokonany w remizie w Lutówku i Lutowie. Pan Szeliga potwierdził, iż remont został dokonany z materiałów zakupionych od tego samego producenta (dotyczy również wymiany okna). Pan Szeliga nadmienił, iż posiada obecnie problemy z rozliczeniem się z faktur przed Zarządem Wojewódzkim OSP w Toruniu, gdyż faktury te zostały wystawione przez pośrednika. Dodał, iż mógłby obecnie pozyskać środki na jednostkę OSP w Iłowie, nie może jednak tego uczynić z powodu kłopotów z rozliczeniem się z faktur.
Komisja, w związku z powyższymi wyjaśnieniami postanowiła, iż wystąpi do Prezesa OSP o zbadanie sprawy rozdysponowania środków na wydatki inwestycyjne w remizach w Lutowie i Lutówku z dodatkowo pozyskanych środków.
Pan Herder zapytał również w ramach  jakich środków został dokonany remont siedziby Komendanta OSP. Pan Szeliga poinformował, iż remont został dokonany na analogicznych zasadach jak w Lutowie i Lutówku.
Pan Herder zapytał o zakres obowiązków Komendanta OSP. Pani Bławat wyjaśniła, iż wynika on z ustawy i jest ujęty w regulaminie działania OSP. Komendant bowiem nie jest zatrudniony w ramach umowy o prace. Odnośnie wynagrodzenia Komendanta poinformowała, iż jest ono określone ryczałtowo i wynosi 100zł. jako ekwiwalent za dojazd do jednostek terenowych OSP celem sprawowania bieżącego nadzoru.      
Pan Herder zapytał o kwestię zabezpieczenia drzwi w jednostce OSP w Lutowie. Pani Bławat wyjaśniła, iż Komendant OSP nie zareagował w ogóle w tej sprawie, pozostawiając problem nie zabezpieczonej jednostki innym osobom.    
Pan Cyganek zapytał, czy istnieje dokumentacja z kontroli jednostek terenowych OSP dokonywanych przez Komendanta. Pani Bławat odpowiedziała, iż taka dokumentacja nie istnieje.
Komisja stwierdziła, iż z wizyt Komendanta w jednostkach terenowych powinna być sporządzona chociażby notatka służbowa, potwierdzona przez wizytowana jednostkę terenową.
Pan Herder zapytał o kompetencje jednostek OSP, w szczególności o fakt, czy OSP powinna zabezpieczać organizację imprez masowych. Pan Szeliga stwierdził, iż podstawowym zadaniem OSP jest likwidacja zagrożenia pożarowego.
Pan Szeliga poinformował, iż właściwie pokątnie dowiedział się o kolizji, w której został uszkodzony wóz bojowy jednostki OSP w Iłowie. Kolizja miała miejsce podczas dojazdu na zabezpieczenie imprezy w Sępólnie Kraj. Pani Bławat poinformowała, iż samochód jest obtarty, naprawy dokonuje we własnym zakresie jednostka OSP w Iłowie, z tego co wie, polecenie wyjazdu na zabezpieczenie imprezy wydał Komendant OSP w porozumieniu z Zastępcą Burmistrza. Nadmieniła, iż odpowiedzialność materiałową za używany pojazd ponosi gospodarz jednostki, o zabezpieczeniu imprez zawsze powiadamiany jest Burmistrz, paliwo na wyjazd kupowane jest w ramach środków strażaków, pozyskiwane środki przeznaczane są na potrzeby jednostki. Pan  Herder zwrócił uwagę, iż środki pozyskiwane z obsługi tego typu imprez powinny być odprowadzane do budżetu OSP i powinny formalnie przechodzić przez księgowość Urzędu Miejskiego.
Komisja zwróciła również uwagę na fakt, iż ta sama osoba pełni funkcję zarówno Naczelnika jak i Komendanta Ochotniczej Straży Pożarnej. Zdaniem Komisji dublowanie tych funkcji powoduje przypuszczenie, iż przy rozdysponowaniu środków finansowych jest preferowana miejska jednostka OSP. 

Ad.2.Przewodniczący Komisji zapytał jakiego rodzaju dokumentacja księgowa odnośnie OSP jest prowadzona w Urzędzie?
Pani  Bławat wyjaśniła, iż do księgowości Urzędu trafiają wszelkie rachunki dot. zakupów dokonywanych przez jednostki OSP. Nadmieniła, iż uprzednio opisuje sama te rachunki jak i też uzgadnia z jednostkami OSP rodzaj zakupów, których OSP zamierzają dokonać. Dodała również, iż prowadzi u siebie rozliczenie paliwowe, tak iż jest zorientowana jaką ilość paliwa zakupiła konkretna jednostka.
Pani Bławat przedstawiła Komisji również dokumentację z pracy konserwatorów OSP – są to kosztorysy, z których wynika, iż tzw. przerób dla konserwatora OSP wynosi 63 godziny miesięcznie. Dodała, iż tylko konserwator w OSP w Lutowie jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę (wymiar 1/2 etatu).   Poinformowała, iż bezpośredni nadzór nad pracą konserwatorów sprawuje Komendant OSP.
Komisja przyjęła powyższe wyjaśnienia do wiadomości.
W części końcowej Komisja zwróciła się o przedstawienie problemów, jakie obecnie nurtują OSP.
Pani Bławat stwierdziła, iż problemem jest przede wszystkim brak środków na cele inwestycyjne tj. na doposażenie jednostek w sprzęt, posiadane środki wystarczają jedynie na ich bieżące utrzymanie.
Pan Szeliga zasygnalizował, iż w  roku ubiegłym była możliwość zaoszczędzenia środków OSP w wysokości 14tys.zł. (możliwość uniknięcia płacenia podatku VAT z tytułu zakupu samochodu bojowego jeszcze w miesiącu grudniu).

Ad.3. Komisja, w związku z zaistniałymi niejasnościami dot. kolizji, w jakiej uczestniczył wóz bojowy jednostki OSP w Iłowie, udała się na wizje lokalną do Iłowa celem wyjaśnienia wszelkich wątpliwości w tej sprawie.
Podczas wizji wyjaśnień udzielał Naczelnik OSP w Iłowie.
Komisja stwierdziła następujące fakty:

• polecenie wyjazdu do zabezpieczenia imprezy okolicznościowej w Sępolnie Kraj. wydał Komendant OSP
• podczas przejazdu zaistniało uszkodzenie boczne samochodu (wgniecenia i rysy)
• zaistniała nieprawidłowość polegająca na fakcie, iż dowódca przejazdu był jednocześnie kierowcą pojazdu
• nieprzejrzystość wypełnienia karty pojazdu (wpis – ”Lut” – co może oznaczać zarówno miejscowość Lutowo jak  Lutówko)
• podczas przejazdu nastąpiła awaria linki licznika kilometrów, fakt ten nie został uwzględniony w karcie pojazdu, jak i nie został zgłoszony przełożonemu
• zaistniała niezgodność w karcie pojazdu (ilość przejechanych kilometrów) ze stanem faktycznym licznika
• zdaniem Komisji niezasadne było wysyłanie   tak dalekiej jednostki jak Iłowo do zabezpieczenia imprezy w Sępólnie Kraj.
• zdaniem Komisji w ogóle jest niezasadnym a zarazem sprzecznym ze Statutem OSP zabezpieczanie imprez okolicznościowych przez członków OSP, tym bardziej, iż nie posiadają oni odpowiedniego przeszkolenia w zakresie ochrony ludzi i mienia oraz jakichkolwiek kompetencji operacyjnych.

Ad.4. Komisja, po przeprowadzeniu kontroli rozdysponowania środków finansowych w 2003r. na potrzeby jednostek OSP, pochodzących z budżetu gminy oraz po przeprowadzeniu wizji lokalnej  w jednostce OSP  Iłowie, postanowiła, iż:
Wystąpi do Prezesa Ochotniczej Straży Pożarnej o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego w sprawie  rozdysponowania dodatkowo pozyskanych środków celowych wydatkowanych w  jednostkach OSP Lutowo i Lutówko oraz o zbadanie faktycznie sprawowanego nadzoru przez Komendanta OSP nad jednostkami terenowymi OSP i konserwatorami sprzętu.
Wystąpi do Prezesa OSP o wyjaśnienie całokształtu stwierdzonych faktów, związanych z  zaistniałą kolizją wozu bojowego, należącego do jednostki OSP w Iłowie.

Wystąpi do Burmistrza wyjaśnienie sprawy związanej z własnością nieruchomości przy ul. Sienkiewicza 54 w Sępolnie Kraj.  
Komisja ponadto zawrze w powyższych pismach swoje inne stwierdzenia, zawarte w niniejszym protokole.

Po wyczerpaniu porządku obrad Przewodniczący zamknął posiedzenie

Przewodniczący Komisji
Tomasz Cyganek

protokołował:
Tomasz Dix