Gmina Sępólno Krajeńskie

W posiedzeniu udział wzięli członkowie Komisji wg załączonej listy obecności oraz zaproszeni goście:   
1. Przewodniczący Rady Miejskiej – Stanisław Rohde;
2. Radca prawny Urzędu – Dagmara Fabiszak;
3. Sekretarz Gminy – Dariusz Wojtania;
4. Skarżący – Marek Lewandowski; 
5. Inspektor Referatu Organizacyjnego – Wanda Środecka;
6. Dyrektor Centrum Kultury i Sztuki – Julita Maciaszek;
7. Księgowy Centrum Kultury i Sztuki – Sławomir Frosina.
 
 
   Posiedzenie otworzył Przewodniczący Komisji Pan Grzegorz Dudek, który po powitaniu zebranych zaproponował następujący jego porządek:
1. Otwarcie posiedzenia i przyjęcie porządku;
2. Zatwierdzenie protokołów z miesiąca maja;
3. Rozpatrzenie skargi Pana …………… na Burmistrza Sępólna Krajeńskiego;
4. Lustracja Centrum Kultury i Sztuki w Sępólnie Krajeńskim;
5. Wolne wnioski i zakończenie.
 
W/w porządek posiedzenia przyjęto jednogłośnie.       
 
 
Ad.2. Komisja jednogłośnie zatwierdziła dwa protokoły ze swoich poprzednich posiedzeń w miesiącu maju. 
 
 
Ad.3. Komisja przystąpiła do dalszych czynności w sprawie rozpatrzenia skargi Pana ………………. z dnia 23 kwietnia 20012r. na Burmistrza Sępólna Krajeńskiego, zawierająca zarzut nie udostępnienia skarżącemu przez Burmistrza porozumienia, o którym mowa niżej, z powodu jak wskazuje skarżący jego zaginięcia w zasobach archiwalnych Urzędu Miejskiego w Sępólnie Krajeńskim.
    
W pierwszej kolejności Komisja zapoznała się z opinią prawną przygotowaną przez Panią Fabiszak dotyczącą zasad archiwizowania mających zastosowanie do porozumienia z dnia 22 września 1993r. zawartego pomiędzy Bankiem Gdańskim S.A. a Parafią Rzymsko – Katolicką p.w. Św. Bartłomieja w Sępólnie Krajeńskim oraz Gminą Sępólno Krajeńskie ( opinia stanowi załącznik do niniejszego protokołu). Z opinii wynika przede wszystkim, że przedmiotowe porozumienie, zgodnie z odpowiednimi obowiązującymi ówcześnie przepisami prawa archiwizacyjnego, jako dotyczące zobowiązania Gminy Sępólno Krajeńskie do konserwacji i utrzymywania czystości i porządku mogło zostać zakwalifikowane do kategorii archiwalnej „Utrzymanie dróg, mostów, przejazdów itp.”, która to dokumentacja oznaczona jest jako „B5”, czyli może zostać poddana brakowaniu po upływie 5 lat od obowiązkowego okresu przechowywania tego typu dokumentacji.
           
Komisja przyjęła przedstawiona opinię do wiadomości.   
 
W dalszej części Komisja zapoznała się z wyjaśnieniami pracownika Urzędu Miejskiego w Sępólnie Krajeńskim wykonującego pracę na stanowisku archiwista. Pani Środecka przestawiła Komisji zasady archiwizacji dokumentacji wytwarzanej w Urzędzie Miejskim, w sprawie przedmiotowego porozumienia poinformowała, że jeśli zostało ono zakwalifikowane do kategorii archiwizacyjnej wskazanej w opinii prawnej, to dokument ten wraz z inną dokumentacją niearchiwalną został komisyjnie zniszczony w dniu 14 lutego 2008r. na podstawie zgody wydanej przez Dyrektora Archiwum Państwowego w Bydgoszczy.
Komisja przyjęła wyjaśnienia do wiadomości.                            
 
Komisja nie uzyskała natomiast wyjaśnień skarżącego, który pomimo pisemnego powiadomienia o miejscu, dacie i godzinie posiedzenia przybył w momencie, gdy Komisja Rewizyjna przystąpiła do realizacji kolejnego punktu swoich obrad.               
 
Komisja ostatecznie, na podstawie całokształtu zebranego materiału dowodowego, po dokonaniu jego szczegółowej analizy, uznała skargę w całości za bezzasadną, stwierdzając że zarzut nie udostępnienia skarżącemu przez Burmistrza przedmiotowego porozumienia nie znajduje potwierdzenia, domniemywać można bowiem że porozumienie zostało prawidłowo zakwalifikowane archiwalnie i zniszczone zgodnie z procedura ustanowiona w przepisach archiwizacyjnych.     
 
Komisja Rewizyjna zawarła swoje stanowisko w sprawie skargi, wraz ze szczegółowym uzasadnieniem, w przygotowanym projekcie uchwały Rady Miejskiej, który przedłoży pod obrady Sesji Rady Miejskiej w dniu 28 czerwca 2012r. (wypracowany projekt uchwały stanowi załącznik do niniejszego protokołu).
 
Komisja, w zakresie nie objętym przedmiotem skargi zasugerowała możliwość ewentualnego szczególnego traktowania porozumień obowiązujących na czas dłuższy niż 5 lat. Sekretarz Gminy wyjaśnił, że celem bieżącego nadzoru nad tą dokumentacją od czterech lat, zgodnie z odpowiednimi przepisami,  w Referacie Finansowym Urzędu Miejskim jest prowadzony odrębny centralny rejestr umów. Komisja ustaliła, że kategoria archiwizacyjna rejestru to kategoria „B10”.                                     
 
 
Ad.4. Komisja dokonała lustracji Centrum Kultury i Sztuki w Sępólnie Krajeńskim w obecności Pani Dyrektor CKiS Julity Maciaszek i księgowego Pana Sławomira Frosiny.     
 
Komisja na wstępie dokonała oględzin budynku ze szczególnym uwzględnieniem sceny. Komisja stwierdziła, ze CKiS pozyskało z Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich sprzęt muzyczny (fortepian cyfrowy i nagłośnienie na kwotę ponad 42tys.zł.), ponadto istnieje w ramach środków zewnętrznych pozyskanie finansów na modernizację całej sceny.               
Pani Dyrektor powiedziała, że obecnie najważniejszymi zadaniami do zrealizowania jest właśnie modernizacja sceny a także kwestia wyprowadzenia z pomieszczeń CKiS organizacji i stowarzyszeń, które mogą zostać umiejscowione w modernizowanym budynku przy ulicy Jeziornej. Pani Dyrektor podkreśliła również kwestię dalszego funkcjonowania punktów przedszkolnych na terenach wiejskich, nadmieniła, ze istnieje możliwość pozyskania na ten cel środków zewnętrznych, jednak wnioskodawcą może być tylko instytucja związana z oświatą, wobec czego CKiS jako podmiot do tej pory prowadzący punkty przedszkolne nie może złożyć stosownego wniosku. Pan Grochowski poinformował, ze sprawa dalszego funkcjonowania punktów przedszkolnych zostanie omówiona szczegółowo podczas posiedzenia Komisji Oświaty, Kultury, Sportu i Zdrowia Rady Miejskiej.
Pani Dyrektor przedstawiła Komisji również informację z bieżącej oraz ubiegłorocznej działalności CKiS, zaznaczając fakt dużej liczby wygranych konkursów na pozyskanie środków zewnętrznych (ponad 50).   
Komisja zapoznała się również ze stawkami czynszów lokali mieszkalnych posiadanych w ramach zasobów CKIS oraz punktu aptecznego w budynku w Wałdowie, przedstawionymi przez Pana Frosinę. Z informacji wynika, że zaległości czynszowe posiada jedynie punkt apteczny. Komisja zwróciła także uwagę na fakt, że CKIS nie powinien w swoich zasobach posiadać lokali mieszkalnych. Pani Maciaszek zapoznała Komisję z kosztorysem adaptacji pomieszczenia po mieszkaniu na ewentualną siedzibę punktu przedszkolnego w Wałdowie. Poinformowała również, że być może zaistnieje, w związku ze zwiększającymi się obowiązkami CKiS, np. w zakresie wyliczania czasu pracy a także w związku ze składaniem wniosków na pozyskanie środków zewnętrznych, konieczność zmian organizacyjnych (dodatkowe zatrudnienie ).         
                        
 
Komisja, po przeprowadzeniu lustracji stwierdziła prawidłową działalność w/w jednostki, zwłaszcza prężne działania w zakresie pozyskiwania środków zewnętrznych.     
 
 
 
         Wobec braku wolnych wniosków Przewodniczący zakończył posiedzenie.
 
 
                                                
                                                                                  Przewodniczący Komisji
                                                                                         Grzegorz Dudek
 
 
protokołował:
Tomasz Dix
 
                              
 
       
 

metryczka

Wytworzył: Tomasz Dix (11 czerwca 2012)
Opublikował: Edyta Łucyszyn (24 września 2012, 14:50:09)
Podmiot udostępniający: Urząd Miejski w Sępólnie Krajeńskim

Ostatnia zmiana: brak zmian
Liczba odsłon: 1074