Gmina Sępólno Krajeńskie

Protokół Nr 52/2005

Protokół Nr 52/2005
z posiedzenia Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w dniu 22 sierpnia 2005r.

W posiedzeniu udział wzięli członkowie Komisji wg załączonej listy obecności oraz zaproszeni goście:

1. Dyrektor Sepoleńskiego Domu Kultury Bogumiła Olszewska
2. Inspektor Urzędu Miejskiego Hanna Sobiechowska

Posiedzenie otworzył Przewodniczący Komisji Pan Tomasz Cyganek, który po powiatniu zebranych oraz stwierdzeniu quorum zaproponował następujacy jego porządek:

1. Otwarcie posiedzenia i przyjęcie porządku.
2. Zatwierdzenie protokołu z ostatniego posiedzenia Komisji.
3. Wypracowanie stanowiska w sprawie odwołania na rozstrzygnięcie dot. przetargu nieograniczonego na wynajem pomieszczeń w budynku SDK.
4. Wolne wnioski i zakończenie.

W/w porządek posiedzenia przyjęto jednogłośnie.

Ad.2. Komisja zatwierdziła jednogłośnie protokół Nr 51/2005 ze swojego ostatniego posiedzenia w dniu 14 lipca 2005r.  

Ad.3. Komisja przystąpiła do wypracowania swojego stanowiska wobec odwołania Pana         na rozstrzygnięcie przetargu nieograniczonego na wynajem pomieszczeń w budynku Sępoleńskiego Domu Kultury.

Na podstawie uzyskanej dokumentacji Komisja stwierdziła następujące fakty dot. procedury przetargu na wynajem pomieszczeń po byłej kawiarni „Antares”:

• ogłoszenie o przetargu opublikowane w „Wiadomościach Krajeńskich” nie zawiera szczegółowych elementów dot. zasad i warunków jego przeprowadzenia. Podana jest jedynie informacja, iż wszelkich informacji można zasięgnąć w Sępoleńskim Domu Kultury. W związku z powyższym wyjaśnić należy czy możliwość uzyskania ustnych informacji u wynajmującego spełnia wymogi procedury przetargowej, ponadto czy oferenci potwierdzili pisemnie zapoznanie się z warunkami oferty.
• formularz ofertowy nie określa, czy w cenie za 1m2 powierzchni mieszczą się również opłaty eksploatacyjne, nie jest również określony pełen metraż wynajmowanej powierzchni. Ponadto odniesienia proceduralne wykazują nieścisłości
• brak np. wzmiankowanego § 2.

Komisja następnie zapoznała się z odwołaniem Pana            oraz z odpoweidzią Dyrektora SDK na to odwołanie. Po analizie tychże dwóch pism wypłynęły kwestie sporne:

• czy wynajem pomieszczeń, stanowiących mienie gminne,  na okres do trzech lat, powinien odbywać się w trybie przetargu
• dlaczego w piśmie odpowiadającym na pismo Pana          Dyrektor SDK powołuje się na decyzję jednostki samorządu terytorialnego o zarządzeniu przeprowadzenia przetargu.
• czy została sporządzona pisemnie opinia prawna, na ktorą powołuje się Dyrektor SDK

Z zapytaniami w powyższych wątpliwych kwestiach Komisja zwróciła się do Pani Olszewskiej i Pani Sobiechowskiej, które przybyły na posiedzenie.    
Odnośnie informacji o dacie przetargu Pani Olszewska wyjaśniła, iż wywieszona ona zostala w siedzibie SDK w dniu 12 lipca, miała być również umieszczona w „Wiadomościach Krajeńskich” z datą 14 lipca, jednak druk tej informacji nastąpił dopiero w następnym wydaniu gazety. Nawiązując do oferty Pana           poinformowała, iż dzień przed przetargiem zrezygnował ustnie z przystąpienia do niego (uzasadniając to brakiem odpowiednich środków finansowych), jednak w dniu przetargu złożył swoją pisemną ofertę. Nadmieniła, iż Pan          uprzednio został ustnie poinformowany o szczegółowych warunkach i zasadach przetargu, m.in. o metrażu pomieszczenia jak i też o wysokości kosztów opłat eksploatacyjnych.    Po rozstrzygnięciu przetargu żadna zainteresowana strona nie wniosła zastrzeżeń do jego przebiegu.         
Pani Sobiechowska wyjaśniła, iż odbyty przetarg nie podlegał procedurze ustawy o zamówieniach publicznych, jago podstawą były odpowiednie przepisy kodeksu cywilnego. W związku z powyższym nie była wymagana do przedstawienia pisemnie oferentom szczegółowa specyfikacja, ustna informacja w tej sprawie spełniała wymogi przepisów kodeksu cywilnego. Nadmieniła, iż Pan        uzyskał wszelkie niezbędne informacje, świadkami udzielonych mu wyjasnień byli pracownicy SDK.  Ponadto oferent mogł wnieść swoje zastrzeżenia w trakcie odbywania się procedury, ich wniesienie po rozstrzygnięciu przetargu jest bezzasadne. Nadmieniła, iż radca prawny Urzędu nie wniósł zastrzeżeń do procedury przetargowej.

Komisja, po wysłuchaniu wyjaśnień, stwierdziła iż pozostały jednak pewne wątpliwości w sprawie tj. obejmujące w szczegolności:

• braki formalne w formularzu przetargowym
• termin zamieszczenia ogłoszenia o przetargu oraz brak umieszczenia go w BIP-ie
• brak pisemnej opinii radcy prawnego
• brak pisemnej decyzji organu jednostki samorządu terytorialnego o przeprowadzeniu przetargu w okreslonym trybie.

W związku z powyższym Komisja upoważniła Przewodniczącego Komisji do wyjaśnienia wszelkich wątpliwości z sprawie przetargu przy udziale radcy prawnego Urzędu.
Komisja postanowiła ponadto, iż wypracuje ostateczne stanowisko wobec odwołania Pana            na swoim następnym posiedzeniu, po zapoznaniu się z pisemna opinią radcy prawnego w tej sprawie. Komisja upoważniła także Przewodniczącego Komisji do pisemnego poinformowania Pana Kubisia o swoich przewidywanych działanich.

Ad.4. W wolnych wnioskach:

• Pan Herder poinformował, iż poruszył na Komisji Gospodarki Komunalnej Rady Miejskiej sprawę konieczności powołania kompetentnych osob do rozwiaząnia problemu związanego z ewidencjonowaniem i szczepieniem psów.
• Pan Wagner zasygnalizował problem związany z użytkowaniem kombajnów w czasie żniw (kwestie ich przejazdu drogami publicznymi).

Po wyczerpaniu porządku obrad Przewodniczący zamknął posiedzenie.

Przewodniczący Komisji
Tomasz Cyganek

protokołował:
Tomasz Dix