Gmina Sępólno Krajeńskie

Protokół Nr 43/2005

Protokół Nr 43/2005
z posiedzenia  Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w dniu 17 lutego 2005r.

W posiedzeniu udział wzięli członkowie Komisji wg załączonej listy obecności oraz zaproszeni goście:

1. Burmistrz Waldemar Stupałkowski
2. Skarbnik Gminy Wiesława Grochowska
3. Kierownik Referatu Gospodarki Komunalnej Jerzy Kołsut
4. Dyrektor Sępoleńskiego Domu Kultury Bogumiła Olszewska
5. Kierownik Wiejskiego Domu Kultury w Wałdowie Bożena Mania

Posiedzenie otworzył Przewodniczący Komisji Pan Tomasz Cyganek, który po powitaniu zebranych zaproponował następujący jego porządek:

1. Otwarcie i stwierdzenie quorum
2. Wyjaśnienia w sprawie zapytań, zawartych w piśmie Pana         dot. zarządzania cmentarzem komunalnym.
3. Wyjaśnienia w sprawie organizacji balu sylwestrowego w WDK w Wałdowie
4. Wolne wnioski i zakończenie.

W/w porządek posiedzenia przyjęto jednogłośnie.

Ad.1. Przewodniczący Komisji stwierdził, quorum, co oznacza, iż wszystkie ustalenia podjęte na posiedzeniu są wiążące.

Ad.2. Na wstępie Pan Cyganek odczytał pismo Pana         zawierające pytania dot. zarządzania cmentarzem komunalnym.
Zwrócił się do Pani Grochowskiej z zapytaniem:

• czy zarządzający cmentarzem Pan Grabowski uiszcza podatek od pomieszczeń w budynku cmentarnym, wykorzystywanych na prowadzenie działalności gospodarczej
• czy Pan Grabowski uiszcza opłatę od reklamy (szyldu), znajdującego się na budynku cmentarnym
• czy Pan Grabowski płaci rachunki za telefon stacjonarny
  na cmentarzu.
• czy Pan Urząd Miejski odprowadza składki ZUS za Pana Grabowskiego
  
  
• Pani Grochowska odpowiedziała, iż  Pan Grabowski odprowadza podatek od pomieszczeń w budynku cmentarnym, wykorzystywanych na prowadzenie działalności gospodarczej, natomiast nie posiada wiedzy czy odprowadza on opłatę od szyldu reklamowego
• opłaty za używanie telefonu umiejscowionego na cmentarzu Pan Grabowski opłaca we własnym zakresie
• składki ZUS są również odprowadzane przez Pana Grabowskiego we własnym zakresie.

Następnie Pan Cyganek zapoznał Komisje z umową  zawartą w dniu 30 listopada 1990r. pomiędzy Urzędem Miejskim a Panem Adamem Grabowskim na prowadzenie usług w zakresie zarządzania cmentarzem komunalnym.
Komisja, po zapoznaniu się z tekstem w/w umowy stwierdziła, iż należy znowelizować § 5 umowy, gdyż obejmuje on obecnie kwotę wyrażoną w złotych polskich jeszcze przed denominacją,

Komisja następnie zapoznała się z protokołem z posiedzenia Zarządu Miejskiego z dnia 19 grudnia 2001r., gdzie w punkcie 9 omówione zostały sprawy związane z ustaleniem opłat cmentarnych na cmentarzu komunalnym. Z powyższego protokołu wynika, iż Zarząd przyjął wprowadzenie opłaty cmentarnej na cmentarzu komunalnym w wysokości 3% kwoty ZUS przy jednoczesnym wprowadzeniu opłaty za pozwolenie na budowę grobowca w wysokości 200zł.
Zapis ten wyjaśnił wątpliwości Komisji w sprawie uiszczania opłat eksploatacyjnych, gdyż opłata cmentarna zawiera w sobie również m.in. opłaty za wywóz nieczystości i za wodę. 

Na posiedzenie Komisji przybył następnie Pan Burmistrz. 

Pan Cyganek poinformował Burmistrza o dotychczasowych ustaleniach Komisji w sprawie zarządzania cmentarzem komunalnym tj. o konieczności dokładnego opomiarowania pomieszczeń w budynku cmentarnym do celów podatkowych a także o zasadności umieszczenia szyldu reklamowego nie na budynku cmentarnym lecz przy wejściu na cmentarz obok regulaminu cmentarza. 

Pan Cyganek zapytał Burmistrza o zasadność wniosku Pana           tj. o możliwość przeprowadzenia konkursu na zarządzanie cmentarzem.
Pan Burmistrz stwierdził, iż obecnie nie ma przesłanek do przeprowadzenia takowego konkursu, tj. nie zaistniały jakiekolwiek skargi (oprócz stwierdzeń Pana           ), iż zarządzanie cmentarzem jest nieprawidłowe.
Komisja przychyliła się do stwierdzenia Pana Burmistrza. 

Komisja następnie poprosiła o wyjaśnienia Pana Kołsuta. Zadano pytanie szczególnie w sprawie umieszczenia szyldu reklamowego na budynku cmentarnym.
Pan Kołsut stwierdził, iż Pan Grabowski umieścił szyld samowolnie, bez uzgodnień z Urzędem Miejskim. Wyjaśniając sprawę udzielenia przez Pana Grabowskiego pełnomocnictwa żonie na prowadzenie w jego imieniu działalności gospodarczej na cmentarzu komunalnym poinformował, iż prawdopodobnie Pan Grafowski udzielił tego pełnomocnictwa, przebywając czasowo w szpitalu.
 
Komisja, po wysłuchaniu wyjaśnień, stwierdziła, iż dalszych czynności w sprawie zarządzania cmentarzem komunalnym dokona na swoim następnym posiedzeniu, a w szczególności:

• przeprowadzi wizję lokalną cmentarza komunalnego, celem opomiarowania pomieszczeń  w budynku cmentarnym dla celów podatkowych
• zwróci się do Pana Grabowskiego o okazanie pełnomocnictwa udzielonego żonie do prowadzenia działalności gospodarczej na cmentarzu

Po przeprowadzeniu tychże czynności Komisja udzieli stosownej pisemnej odpowiedzi Panu        i.

Ad.3. Komisja przystąpiła do dalszych czynności związanych z rozliczeniem księgowym balu sylwestrowego zorganizowanego w WDK w Wałdowie.
Pan Cyganek poinformował o wątpliwościach powziętych przez Komisję dot. zakupów artykułów na bal sylwestrowy w Wałdowie na prywatny rachunek (prywatna karta płatnicza)  , a także zakupu na rachunek WDK paliwa za wyjazd do Marketu, w którym dokonano zakupy.
Pani Grochowska stwierdziła, iż rozliczenie zakupów na potrzeby balu na rachunek prywatny jest nieprawidłowe, zaproponowała możliwość refakturyzacji kwoty za poczynione zakupy natomiast odnośnie paliwa stwierdziła, iż Pani Mania powinna dokonać rozpiski nie tylko na jeden wyjazd.

Następnie Komisja spotkała się z Panią Olszewską i Panią Manią.
Pan Cyganek poinformował, iż Komisja wskazała następujące nieprawidłowości w rozliczeniu księgowym balu sylwestrowego w Wałdowie, które to powinny zostać odpowiednio skorygowane tj. należy:

• refakturować kwotę poniesioną na zakupy na bal sylwestrowy (faktura powinna zostać wystawiona na instytucja a nie jak to się stało na osobę prywatną.
• odtworzyć jadłospis balu. Pani Mania poinformowała tutaj, iż obsługę kucharską balu zapewniały cztery osoby w ramach umowy zlecenia
• skorygować listę osób, które zapłaciły za uczestnictwo w balu (niezgodność wynikająca z późniejszej dopłaty za bilet)
• dokonać odpowiedniej rozpiski kosztów ponoszonych przez Panią Manię na zakup paliwa z własnych środków (kwestia używania samochodu prywatnego do celów służbowych, tj. wyjaśnić iż zakup paliwa za jeden wyjazd na zakupy w rzeczywistości dotyczy całorocznego używania samochodu.
• zmienić oświadczenie w sprawie dokonania zakupów na bal sylwestrowy (wyeliminować kwestie okazyjności wyjazdu)
  Ponadto należy dokonać wszelkich korekt wynikających z niezgodności kwot zawartych w poszczególnych dokumentach.

Podsumowując, Komisja stwierdziła konieczność doprowadzenia całej dokumentacji związanej z organizacją balu sylwestrowego do prawidłowego stanu.

Ad.4.  Ad wolnych wnioskach Komisja ustaliła swój plan pracy na miesiąc marzec, tj. przeprowadzi wizje lokalną cmentarza komunalnego a także zajmie się wydatkami TKKF i Rady Gminnej LZS.

Po wyczerpaniu porządku obrad Przewodniczący zamknął posiedzenie.

Przewodniczący Komisji
Tomasz Cyganek

protokołował:
Tomasz Dix