Gmina Sępólno Krajeńskie

Kontrola pracowników Referatu Gospodarki Komunalnej Urzędu Miejskiego w Sępólnie Kraj. przeprowadzona w dniach 6-8 sierpnia 2003 r

Sępólno Kr. 2003-05-19

GK – 0913/1/2003

Referat Organizacyjny
Urzędu Miejskiego
w Sępolnie Kr.
             

W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne przeprowadzonej kontroli w dniach 17-28 marca 2003 r. przekazuję realizację :
ad. 1. Zaplanowano przeprowadzenie kontroli stanowisk w I dekadzie sierpnia 2003 r, ponadto przy realizacji zadań przez poszczególne stanowiska terminy realizacji kontrolowane są na bieżąco.
ad. 2. Przypomniano pracownikom o konieczności doręczania pism wychodzących z Referatu za potwierdzeniem ich odbioru.
ad. 3. Nie wszystkie osoby zostaną zobligowane obowiązkami po odejściu Pani Stawiak z Referatu jej zakresem czynności.

Notatka urzędowa

dot. sprawdzenia wykonania zaleceń pokontrolnych przez Referat Gospodarki Komunalnej UM  - przekazanych do realizacji pismem Nr Or. 0913/1/2003 z dnia 10 kwietnia 2003r.
 
Zalecenie pokontrolne dot. przeprowadzenia przez Kierownika kontroli wewnętrznej w Referacie zostało sprawdzone w miesiącu wrześniu br.- zostanie sprawdzone w związku z planowaną kontrolą wewnętrzną w miesiącu sierpniu.
 
Zalecenie dot. doręczania pism wychodzących z referatu za potwierdzeniem odbioru – jest na bieżąco realizowane. Stwierdziłem, w/w fakt, po przejrzeniu kilkunastu teczek dokumentujących pracę Referatu.
 
Dotychczasowy zakres czynności Pani Ireny Stawiak, w związku z przeprowadzonym ruchem kadrowym, został podzielony między Panią Elżbietę Mizdalską i Panią Julitą Zwiefkę. Sporządzono nowe zakresy czynności dla w/w pracowników, obowiązujące od miesiąca czerwca br.
 
Tomasz Dix
2003. 07. 31.
 
dopisek:
 
Kierownik Referatu dokonał kontroli wewnętrznej w dniach 6 – 8 sierpnia br.  Stwierdziłem, iż kontrola została udokumentowana odpowiednik protokołem.
 
 
Tomasz Dix
2003. 09. 18.

Protokół

z kontroli pracowników Referatu Gospodarki Komunalnej Urzędu Miejskiego w Sępolnie Kr.. Kontrolę przeprowadził Kierownik Jerzy Kołsut. Dokonano kontroli w dniach 6-8 sierpnia 2003 r. na stanowiskach :
-         mieszkaniowym
-         dodatków mieszkaniowych
-         nieruchomości
-         drogownictwa - przeprowadzania rejestracji ukaranych
W zakresie mieszkalnictwa dokonano kontroli teczki GK - 71400. W karcie spraw zarejestrowano 62 sprawy. Terminowość zgodnie z k.p.a. Brak uwag do prowadzenia teczki.
W zakresie dodatków mieszkaniowych wszystkie wnioski złożone przez mieszkańców w m - cu lipcu nie budzą zastrzeżeń.
W zakresie gospodarki terenami dokonano kontroli teczki GK - 72240, GK - 72241, GK - 72242, GK - 72243, GK - 7222, GK - 7145, GK - 0717. Z kontrolowanych pozycji w poszczególnych teczkach termin zgodnie z Łp.a. Brak uwag do przeprowadzenia teczki.
W zakresie drogownictwa -- dokonano kontroli teczki rejestracji ukaranych poz, od 1 do 106. Po otrzymaniu wyroku zgodnie z terminem wychodzą zamówienia (wezwania) w sprawie odpracowania godzin. Teczka nie budzi zastrzeżeń co do terminu jak i rejestracji poszczególnych wyroków.
Na tym protokół zakończono
Sępólno Kr. 08.08.2003                                                  
Protokołował: Jerzy Kołsut
 
                                                                                      

Sępólno Kraj. 2003.04.10.

Nr. Or. 0913/1/03
 
                                                                    Pan
                                                                          Jerzy Kołsut
                                                                          Kierownik Referatu
                                                                          Gospodarki Komunalnej
                                                                          Urzędu Miejskiego
                                                                          w Sępólnie Krajeńskim
 
 
                                                Zalecenia pokontrolne
 
               W związku z ustaleniami zawartymi w protokole z kontroli Referatu Gospodarki Komunalnej, przeprowadzonej w dniach 17 – 28 marca 2003r. – przekazuję do realizacji następujące zalecenia pokontrolne:
 
1.     Systematycznie realizować i dokumentować kontrole wewnętrzne Referatu.
Termin – raz w półroczu
2.     Przestrzegać doręczanie pism wychodzących z Referatu za potwierdzeniem ich odbioru.
Termin – zadanie ciągłe.
3.     W związku z planowanym ruchem kadrowym ( przyjęcia Pani Stawiak do Referatu Finansowego )  - odpowiednio  dociążyć obowiązkami  poszczególnych pracowników Referatu, znowelizować ich zakresy czynności, a także sprawować szczególny nadzór nad ich pracą zwłaszcza w początkowym okresie przejęcia tychże obowiązków.
Termin – po dokonaniu określonego wyżej ruchu kadrowego.
 
           O wykonaniu ( lub podjęciu wykonania) zaleceń proszę poinformować Referat Organizacyjny najdalej do dnia 20 maja 2003r.
 
Protokół z kontroli Referatu Gospodarski Komunalnej Urzędu Miejskiego w Sępolnie Kraj. przeprowadzonej w dniach 17-28 marca - 2OO3r.
I. Stan osobowy Referatu - 6 osób (6 etatów), w tym :
1..   Kierownik  - Pan Jerzy Kołsut, 36  lat. lat stażu pracy w            tym 23 lata na obecnym stanowisku tj. od dnia 2 stycznia 198Or.
2..   Inspektor   d/s   mieszkaniowych  -  Pani  Barbara  Kaplar, 28 lat stażu pracy,  w  tym  11 lat na obecnym stanowisku tj. od dnia 15 maja 1992r.
3.      Inspektor d/s gospodarki terenami - Pani Irena Stawiak,  w tym 11 lat na obecnym stanowisku tj. od dnia 1 listopada 1992r.
4..  Inspektor d/s gospodarki terenami - Pani Elżbieta Mizdalska, 25 lata stażu pracy,  w  tym  24  lata na obecnym stanowisku tj. od 6 stycznia 1978r. (w okresie od 1 stycznia do 2O października 1991r. przebywała na zasiłku  dla bezrobotnych).
5.          Inspektor d/s drogownictwa - Pan Eugeniusz Głomski,  31 lat stażu pracy,  w  tym  14 lat na obecnym stanowisku tj. od dnia 15 czerwca 1989r.
6..       Inspektor ds. dodatków mieszkaniowych Pani Julita Zwiefka, 14 lat stażu pracy,  w  tym  8  lat  na  obecnym stanowisku tj, od dnia 1 stycznia 1995r.
II.       Czynności  wykonywane przez poszczególnych pracowników.
 
Podczas     rozmowy  (w  miesiącu  marcu)  Kierownik  Referatu  poinformował  mnie, iż pracownicy Referatu posiadają odpowiednio dostosowane   zakresy   czynności  do  wykonywanych  przez  nich obowiązków.  Jednak  w  związku z ruchem kadrowym zaproponowanym przez   Burmistrza   w   miesiącu  kwietniu  Referat  Gospoda; Komunalnej  od  miesiąca  maja        zostanie  uszczuplony  o jednego pracownika tj. o Panią Irenę Stawiak, w związku z czym nastąpi przyjęcie jej obowiązków przez odpowiednich pracowników tegoż Referatu.
 
III.               Podnoszenie kwalifikacji zawodowych.
Pracownicy Referatu uczestniczyli w 2002r. w następujących szkoleniach i sympozjach zewnętrznych:
1.      Pan Kołsut:
-          szkolenie dot. stosowania ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę
-          szkolenie dot. zadań gmin po nowelizacji ustawy o ochronie zwierząt.
2.      Pani Mizdalska:
-          szkolenie dot. gospodarowania nieruchomościami
3.      Pani Kaplar:
-          szkolenie dot. zakładania i rozliczania wspólnot mieszkaniowych.
-          szkolenie dot. umów cywilno prawnych w świetle ustawy o gospodarowaniu nieruchomościami.
-          szkolenie dot. wieloletniego programu gospodarowania zasobem mieszkaniowym gmin.
-          Kursokonferencja dot. dodatków mieszkaniowych.
4.Pani Zwiefka:
-          kursokonferencje dot. dodatków mieszkaniowych.
5.Pan Głomski:
-          szkolenie dot. praktycznych zasad tworzenia dokumentów ewidencyjnych dróg.
Pracownicy uczestniczyli również systematycznie w przeprowadzanych szkoleniach w Urzędzie Miejskim, prowadzonych przez Sekretarza Gminy.
 
IV.              Realizacja kontroli.
Po przejrzeniu książki kontroli UM nie stwierdziłem przeprowadzenia w 2002r. w Referacie żadnej kontroli zewnętrznej. Kierownik Referatu poinformował mnie, iż nie przeprowadza protokołowanych kontroli wewnętrznych Referatu, jednak na bieżąco koordynuje ich poczynania, zapoznając się szczegółowo z przygotowaną przez nich podczas pełnienia swoich obowiązków dokumentacją.
 
V.                 Dodatkowe zajęcia wykonywane przez pracowników Referatu.          
Kierownik Referatu podczas  przeprowadzonej z nim  rozmowy poinformował, iż żaden z  pracowników  Referatu nie wykonuje żadnej dodatkowej pracy w godzinach  funkcjonowania UM.
 
VI.           Egzekwowanie opłat skarbowych.
W związku ze sprawdzeniem prawidłowości pobierania opłaty  skarbowej przejrzałem teczkę GK 7411 - Numeracja porządkowa 
 nieruchomości.
Stwierdzam,  iż opłaty skarbowe  od  wydania  zawiadomienia  o nadaniu numeru Porządkowego nieruchomości, w wysokości 5zł.,są kasowane zgodnie z   postanowieniami instrukcji kancelaryjnej (w sposób uniemożliwiający ich powtórne użycie ) .
 
VII.          Zabezpieczenie druków, pieczęci i akt.          
         Stwierdzam, iż w w/w zakresie  Referat  jest  prawidłowo  zabezpieczony.
          Druki, pieczęcie i dokumenty  przechowywane w szafach bądź w biurkach
         zamykanych na zamki patentowe
 
 
VIII.     Prawidłowość prowadzenia dokumentacji i wydawania decyzji oraz terminowość załatwiania spraw.  
 
Przejrzano następującą dokumentację: 
1. Teczkę Nr GK 313 - Należności z tytułu innych opłat
2. Teczkę  Nr  GK 7093  - Utrzymanie i zarządzanie cmentarzami komunalnymi.
3.Teczkę Nr GK 7040 - Utrzymanie  dróg, mostów, przejazdów itp.
4.Teczkę Nr GK 7224-1 – Sprzedaż gruntów,
5.Teczkę Nr GK 201 - Administrowania nieruchomościami
6.Teczka Nr GK 7220 – Przejmowanie gruntów i nieruchomości .
7.Teczka Nr GK 7411- Numeracja porządkowa                  nieruchomości.
8.Teczka Nr GK 7223 - Komunalizacja mienia Skarbu Państwa.       
9.Teczka Nr GK 7104   2 - Publiczna gospodarka lokalami.  
10.Teczka Nr GK 7131 - Dodatki mieszkaniowe.
 
        Po  przejrzeniu  powyższej dokumentacji, stwierdzam iż:
 
1.  Prawidłowość prowadzenia dokumentacji nie Łudzi w zasadzie większych zastrzeżeń. Teczki, zawierające wydzielone zakresy spraw, oznaczone są zgodnie z jednolitym, rzeczowym wykazem akt. W kilku przypadkach jednak do pism nie dołączono zwrotnych potwierdzeń  odbioru (odnaleziono trzy przypadki w teczce Nr 7224-1 - sprzedaż gruntów - sprawy sprzedaży gruntu Panu wyłączenie >>, Panu wyłączenie >> i Państwu wyłączenie >>).
2.    Terminowość załatwiania spraw jest przestrzegana, na co wskazują przejrzane pisma w szczególności z zakresu egzekucji ilości z tytułu roszczeń, wydawania zawiadomień o nadaniu numerów porządkowych nieruchomościom czy też wydawane decyzje w sprawie przyznania dodatków mieszkaniowych. Terminy wydawania zawiadomień z reguły nie przekraczają okresu kilku dni natomiast decyzje w sprawie przyznania dodatków mieszkaniowych wydawane na koniec miesiąca, w którym wnioskodawca złożył swój wniosek. Także terminowo, choć w dłuższym okresie czasu załatwione były sprawy koniecznością uzyskiwania w poszczególnych sprawach opinii samorządu mieszkańców, Komisji Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej oraz decyzji Zarządu Miejskiego.

IX. Przekazywanie akt do archiwum zakładowego.
       W związku z przeprowadzoną w 2002r. kompleksową kontrolą archiwum zakładowego Urzędu Miejskiego – zgodnie z zaleceniami zawartymi w protokole pokontrolnym Wojewódzkiego Archiwum w Bydgoszczy – wszelkie akta z lat ubiegłych, uprzednio nie zarchiwizowane – zostały przekazane na stan tut. Archiwum. Akta  z roku 2002r., po zakończeniu poszczególnych spraw, przekazuje się na bieżąco do archiwum zakładowego.

X. Wykorzystanie pracowników.
W związku z zaproponowanym przez Burmistrza ruchem kadrowym, o którym mowa w pkt. II niniejszego protokołu, Kierownik Referatu stwierdził, iż pracownicy zostaną obciążeni obowiązkami w sposób optymalny.
 
 
XI  Ilość  skarg na działalność Referatu oraz ilość wniesionych odwołań od wydanych decyzji.
Po przejrzeniu rejestru skarg, stwierdziłem iż w 2002r. na działalność Referatu wniesiono cztery skargi, w tym dwie nieuzasadnione, jedną uzasadnioną, jedna skarga została natomiast wycofana. Zgodnie z informacją uzyskaną od Kierownika Referatu stwierdziłem  w 2002r. wniesienie dwóch odwołań od wydanych decyzji, decyzje zostały utrzymane w mocy.
 
XII. Wnioski i zalecenia pokontrolne.
1. Systematycznie realizować i dokumentować kontrole wewnętrzne pracowników    Referatu                              
2. Przestrzegać  doręczania  pism  za  zwrotnym  potwierdzeniem odbioru.
3.. W  związku  z  planowanym  ruchem  kadrowym  (przejście Pani Stawiak do Referatu Finansowego) - odpowiednio dociążyć jej obowiązkami    poszczególnych    pracowników    Referatu  i przygotować dla nich nowe zakresy czynności.
4,. Prowadzić   ciągły,  szczególny  nadzór  nad  pracownikami, zwłaszcza   w początkowej   fazie   przejęcia  przez  nich obowiązków  od Pani Stawiak - celem zapobieżenia wystąpienia błędów.
5. Zapoznawać  się  z  szczegółowo  z  nowelizacjami  przepisów prawnych z zakresu działania Referatu.
 
 
 
Kontrolujący                                                                       Kierownik kontrolowanego Referatu                                                                                  Jerzy Kołsut
 
Tomasz Dix