Gmina Sępólno Krajeńskie

Protokół Nr 54/2005

Protokół Nr 54/2005
z posiedzenia Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w dniu 13 września 2005r.    

W posiedzeniu udział wzięli członkowie Komisji wg załączonej listy obecności.

Posiedzenie otworzył Przewodniczący Komisji Pan Tomasz Cyganek, który poinformował, iż tematem wiodącym będzie przeprowadzenie kontroli w Sepoleńskim Domu Kultury w zakresie wykonania budżetu za okres od 1 stycznia do końca sierpnia 2005r.  

Komisja następnie udała się do Sępoleńskiego Domu Kultury w celu przeprowadzenia w/w kontroli. Zespołowi kontrolnemu w składzie:

1. Tomasz Cyganek - Przewodniczący
2. Marian Herder – Zastępca Przewodniczącego
3. Zdzisław Gugnacki – Członek
4. Janusz Nikel – Członek
5. Albert Wagner – Członek 

- wyjaśnień udzialała Bogumiła Olszewska Dyrektor Sępoleńskiego Domu Kultury oraz księgowa tejże placówki Pani Barabasz.

Na wstępie Przewidniczący Komisji poinformował Dyrektora o zakresie kontroli. Nadmienił, iż szczególny nacisk zostanie zwrócony na rozbieżności pomiędzy planem dochodów SDK za okres I półrocza br. a ich wykonaniem.

Pani Olszewska wyjaśniła, iż rozbieżność kwotowa pomiędzy planowanymi dochodami a ich wykonaniem wynika z faktu „obcięcia” przez Urząd Miejski kwoty w wysokości 10tys.zł. z planowanych dochodów SDK (zmniejszenie o tą kwotę dotacji dla SDK przyznanej przez Gminę). Nadmieniła, iż nie jest w stanie odpowiedzieć, jaki cel miała taka operacja księgowa, przeprowadzona została ona na jednym z etapów tworzenia projektu budżetu. 

Komisja, ustosunkowując się do powyższych wyjaśnień stwierdziła, iż takie rozwiązanie stworzyło niejaką „fikcję” w planowaniu dochodów w SDK. Komisja postanowiła wyjaśnić zaistniałą sytuację w księgowości Urzedu Miejskiego.

Komisja  następnie zapoznała się ze sposobem prowadzenia dokumentacji księgowej w Sępoleńskim Domu Kultury na podstawie przedstawionych dokumentów ksiegowych:

1. Rejestr faktur zakupów w 2005r. z załączonym zestawem faktur
2. Rejestr faktur sprzedaży w 2005r. z załączonym zestawieniem wystawionych faktur
3. Zestawienie rejestrów obejmujące rejestr kasowy, bankowy, socjalny, uzupełniający i dwa w/w rejestry
4. Rejestr kosztów w rozbiciu na Sępoleński Dom Kultury, Wiejski Dom Kultury w Wałdowie, Wiejski Dom Kultury w Lutowie i świetlice wiejskie. 

Prowadzenie powyższej dokumentacji nie wzbudziło żadnych zastrzeżeń Komisji. 

Komisja, po dokonaniu analizy zbiorczych zestawień dotyczących przychodów SDK w planie rocznym i ich wykonania za 8 m- cy, stwierdziła iż faktycznie te przychody zostały wykonane w 54%, co nie budzi żadnych zastrzeżen. W planie przychodów SDK natomiast zaistniało ujęcie zbiorcze niektórych składników (np. wpłaty za zajęcia prowadzone z dziećmi) tymczasem w wykonaniu nastąpiło rozbicie kwotowe tychże składników, co powoduje niejakie niejasności w wyliczeniach kwotowych.
W związku z powyższym Komisja stwierdziła konieczność usystematyzowania zestawieć, aby spowodować ich czytelność i przejrzystość. 

Komisja ponadto zapoznała się z dokumentacją z kontroli wewnętrznych przeprowadzonych w SDK przez Skarbnika Gminy. Stwierdzono, iż powyższe kontrole odbywały się systematycznie, w kwartalnych odstępach.

Komisja, po przeprowadzeniu całokształtu czynności kontrolnych, w szczególności po analizie odpowiedniej dokumentacji i wysłuchaniu wyjaśnień Dyrektora SDK,  wypracowała następujące zalecenia pokontrolne dla Sępoleńskiego Domu Kultury, które przekaże tejże jednostce organizacyjnej do realizacji:

1. Do części tebelarycznej sprawozdania z wykonania budżetu należy sporządzić częśc opisową z faktycznym uwzględnieniem wszystkich czynników mających wpływ na całościową kwotę przychodów. Pozycja Nr 1 po stronie przychodów powinna być rozszerzona o wszystkie czynniki majace wpływ na wysokość przychodów w skali roku.
2. W części opisowej wyraźnie pokazać, które pozycje można planować i ująć w planie przychodów, a które ze względu na sezonowość i rodzaj działań w Sępoleńskim Domu Kultury nie są do końca przewidywalne.
3. Przeanalizować propozycję uwzględnienia w sprawozdaniach dotyczących np. przychodów wykazu planu przychodów na poszczególne kwartały roku obrachunkowego.
   Zdaniem Komisji jest to zasadne, ponieważ uwzględni sezonowość w zakresie np. prowadzenia zajęć z dziećmi i młodzieżą (okres wakacyjny) czy też kosztów ponoszonych opłat eksploatacyjnych (np. zwiększenie wydatków w okresie grzewczym) czy też okresowe nasilenie wydatków związanych z pobieraniem energii elektrycznej.

Komisja postanowiła, iż zwróci się o dostarczenie pisemnej odpowiedzi w sprawie realizacji powyższych zaleceń w terminie najdalej do dnia 30 września 2005r.   

Komisja ponadto uzyskała wyjaśnienia w sprawie funkcjonowania kawiarni „Antares” Księgowa powiedziała, iż SDK popełnił pewien błąd w planowaniu dochód w kwocie    13tys.zł. tymczasem faktycznie ta kwota powinna figurować jako przychód.

Pani Olszewska nadmieniła, iż na kawiarni była strata dlatego zdecydowano się na rozpisanie przetargu na wynajęcie tego pomieszczenia.
Straty wyniosły ogółem 4.253,68zł, z czego:

• 2.217,34zł to strata związana z włamaniem do kawiarni
• 2.036,34zł to natomiast strata w samej działalności tejże kawiarni.

Ze względu na zalecenie Sanepidu (konieczność zakupu zmywarki do naczyń za 6tys.zł) SDK zrezygnował z prowadzenia kawiarni.

Przewodniczący Komisji
Tomasz Cyganek

protokołował:
Tomasz Dix