Gmina Sępólno Krajeńskie

Kontrola Samodzielnego Stanowiska d/s Rolnictwa, Leśnictwa i Zadrzewień Urzędu Miejskiego w Sępólnie Kraj przeprowadzona w dniach 1-4 kwietnia 2003r.

RL 0717/19/03

Referat Organizacyjny
Urzędu Miejskiego
w miejscu

W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne informuję, że:
Ad.  1. Znaczki opłaty skarbowej naklejone na decyzje oraz podania zostały     przekreślone oraz opieczętowane i podpisane w sposób uniemożliwiający ponowne wykorzystanie.
Ad. 2. Na bieżąco następuje zapoznawanie się z aktami prawnymi   z zakresu działalności Stanowiska, a   w szczególności dot. sektora rolniczego, przede wszystkim zaś związanymi z przystąpieniem RP do struktur UE.
Ad.   3.   Odnośnie  możliwości   pozyskania   środków  finansowych z funduszów   Unii   Europejskiej   w   miarę   możliwości jest brany udział w szkoleniach   dot.   tego   aspektu   a   następnie   są  przekazywane   informacje
Burmistrzowi Sępolna Kraj. z ww. zakresu.

Notatka Urzędowa

dot. sprawdzenia  wykonania zaleceń pokontrolnych przez Pana Jarosława Derę – przekazanych do realizacji pismem Nr Or. 0913/2/2003 z dnia 20 kwietnia 2003r.
Stwierdziłem, iż zalecenia pokontrolne nr 1 zostały zrealizowane w sposób zgodny z unormowaniami zawartymi w instrukcji kancelaryjnej.
Zalecenie pokontrolne nr 2 i nr 3, mające charakter ciągły – realizowane są na bieżąco.
 
Tomasz Dix
2003.07.22
Sępólno Kraj. 2003.04.20.

Pan
Jarosław Dera
Samodzielne Stanowisko d/s Rolnictwa
Leśnictwa i Zadrzewień
Urzędu Miejskiego
w Sępólnie Krajeńskim

Zalecenia pokontrolne             

W związku z ustaleniami zawartymi w protokole z kontroli Samodzielnego Stanowiska d/s Rolnictwa, Leśnictwa i Zadrzewień, przeprowadzonej w dniach 1-4 kwietnia 2003r. – przekazuję do realizacji następujące zalecenia pokontrolne:
 
1.     Dokonywać w prawidłowy sposób poboru opłaty skarbowej od wniosków i wydawanych  decyzji na wycinanie drzew i krzewów.
2.     Zapoznawać się na bieżąco z aktami prawnymi z zakresu działalności Stanowiska, w szczególności dot. zmian zachodzących w produkcji rolnej, związanych z przewidywanym przystąpieniem RP do Unii Europejskiej.
3.     Zwracać szczególną uwagę na możliwości pozyskiwania środków na cele rolnicze z funduszów zewnętrznych ( w szczególności dot. środków z programu Sapard)
 
Proszę potraktować wszystkie zalecenia jako zadania ciągłe.
 
            O podjęciu wykonania w/w zadań ciągłych proszę poinformować Referat Organizacyjny najdalej do dnia 20 maja 2003r.
 
 
Protokół  z  kontroli  Samodzielnego Stanowiska d/s Rolnictwa, Leśnictwa i Zadrzewień Urzędu Miejskiego w Sępólnie Kraj., przeprowadzonej w dniach 1-4 kwietnia 2003r.
 
I. Kontrolowany – Pracownik Samodzielnego Stanowiska d/s Rolnictwa, Leśnictwa i Zadrzewień ( 1 etat) – Pan Jarosław Dera, wykształcenie wyższe administracyjne, 17 lat stażu pracy, w tym 3 lata na obecnym stanowisku tj. od dnia 1 stycznia 2001r.

II. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych.
Pan Dera uczestniczył w 2002r. w szkoleniu z zakresu ochrony walorów krajobrazowych terenów, zieleni, drzew i krzewów.
Pracownik ponadto uczestniczył w systematycznie przeprowadzanych szkoleniach w Urzędzie Miejskim, prowadzonych przez Sekretarza Gminy.

III. Realizacja kontroli.
W 2002r. stanowisko nie zostało objęte żadną kontrolą zewnętrzną.

IV. Dodatkowe zajęcia wykonywane przez pracownika.
Stwierdzam, iż pracownik samodzielnego stanowiska nie wykonuje w godzinach pracy żadnych dodatkowych zajęć.

V. Egzekwowanie opłat skarbowych.
Po przejrzeniu teczki Nr 7635 – Wycinka drzew i krzewów – stwierdzam, iż opłata skarbowa w wysokości 5 zł od wniosku oraz w wysokości 76 zł od wydania zezwolenia na wycinkę drze i krzewów jest pobierana w prawidłowej wysokości.
W większości przypadków opłata jest kasowana prawidłowo, w sposób uniemożliwiający ponowne użycie znaczka opłaty skarbowej. W pojedynczych przypadkach stwierdziłem jednak uchybienia, polegające na braku prawidłowości skasowania opłaty tj. brak jej przekreślenia z odpowiednią adnotacją pracownika.

VI.Zabezpieczenie druków, pieczęci i akt.
Stwierdzam, iż druki, pieczęcie i akta są zabezpieczone prawidłowo tj. są przechowywane w szafie oraz biurkach zamykanych na patentowe zamki.

VII.Prawidłowość prowadzenia dokumentacji i wydania decyzji oraz terminowość załatwiania spraw. Przejrzano następującą dokumentację:
1.     Teczkę Nr RL 7635 – Wycinka drzew i krzewów
2.     Teczkę Nr RL 7060 – Wysypiska śmieci – utrzymanie, eksplatacja i utylizacja.
3.     Teczkę Nr RL 6032 – Nadzór nad produkcją roślinną.
4.     Teczkę Nr RL 6114 – Nadzór nad zalesianiem.
Po przejrzeniu powyższej dokumentacji stwierdzam, że:
 
1.     Prawidłowość prowadzenia dokumentacji nie budzi zastrzeżeń. Teczki, zawierają wydzielony zakres spraw, oznaczone są zgodnie z jednolitym, rzeczowym wykazem akt.
2.     Terminowość załatwiania spraw jest przestrzegana, terminowość i prawidłowość wydawania decyzji nie budzi zastrzeżeń – świadczy o tym brak odwołań do wydanych decyzji. Do wydanych decyzji oraz pism wysyłanych do interesantów są załączone zwrotne potwierdzenia ich odbioru.
Przykłady zasadności twierdzeń wymienionych w punkcie 2: Teczka Nr RL 7635 - wycinka drzew i krzewów;
- decyzja  wydana  Panu Rafałowi P. w dniu 21 lutego, na wniosek złożony w dniu 4 lutego.
- decyzja wydana Pani Małgorzacie P. w dniu 5 marca na wniosek złożony w dniu 27 lutego.
- decyzja  wydana  Panu  Henrykowi  W.  w  dniu 8 marca na wniosek złożony w dniu 8 lutego.
- decyzja  wydana  Panu  Wiesławowi W. asowi w dniu 28 marca na wniosek złożony w dniu 5 marca.
- decyzja  wydana  Panu  Franciszkowi  S. w dniu 4 marca na wniosek złożony w dniu 5 9 lutego.
- decyzja wydana Panu Andrzejowi R. w dniu 26 kwietnia na wniosek złożony w dniu 17 kwietnia.
- decyzja wydana Panu Wojciechowi M. w dniu 26 kwietnia na wniosek złożony w dniu 11 kwietnia.
- decyzja wydana Panu Ryszardowi H. w dniu 12 grudnia na wniosek, złożony w dniu 25 listopada.
  itp...................
W/w decyzje posiadają załączone zwrotne potwierdzenia odbioru.
 
Teczka  Nr RL 7060 - Wysypiska śmieci - utrzymanie, eksploatacja i uty1izacja:
opinie  wydane  Starostwu  Powiatowemu  n/t  programu gospodarki odpadami niebezpiecznymi;
-  opinia  -wydana  w  dniu  17  stycznia  dla spółki Initech, na wniosek złożony w dniu 9 stycznia
-  opinia   wydana   w   dniu   18   stycznia   dla   gabinetów stomatologicznych, na wniosek złożony w dniu 27 grudnia
-  opinia  wydana  w  dniu  10  czerwca dla spółki Projprzem, na wniosek złożony w dniu 20 maja
-  opinia wydana w dniu 10 czerwca dla spółki paliwowej AWAS, na wniosek złożony w dniu 4 czerwca.
-  opinia wydana w dniu 27 września dla spółki paliwowej EKOS , na wniosek złożony w dniu li września.
W/w opinie posiadają załączone zwrotne potwierdzenia odbioru.

VIII. Przekazywanie akt do archiwum zakładowego.
W  związku  z  zaleceniami  pokontrolnymi Archiwum Państwowego w Bydgoszczy  wszelka  dokumentacja  z  lat  ubiegłych., gromadzona przez  uprzednio  działające komórki organizacyjne, dot. spraw z zakresu     rolnictwa     im    ochrony    środowiska    została uporządkowana,   zewidencjonowana  i  przekazana  na  stan  tut. archiwum zakładowego.
Dokumentacja  z  roku  ubiegłego,  po zakończeniu poszczególnych spraw, jest na bieżąco przekazywana do archiwum zakładowego.

IX,  Ilość skarg wniesionych na działalność stanowiska oraz ilość odwołań  5 wydanych decyzji .

Na  działalność  Pana  Dery w 2002r. wniesiono jedną skargę dot.
wycięcia  drzewa  prze  ul.  Składowej,  która  po  rozpatrzeniu
okazała się nieuzasadniona.
w  2O02r.  nie  wniesiono odwołań od decyzji wydanych przez Pana
Derę .

X. Wnioski i zalecenia pokontrolne.
1.      Dokonywać  w  sposób  prawidłowy  poboru opłaty skarbowej od wniosków i wydawanych decyzji na wycinanie drzew i krzewów.
 
2.      Zapoznawać się na bieżąco z aktami prawnymi z zakresu działalności stanowiska  a w szczególności dot. zmian zachodzących w produkcji rolnej, związanych z przystąpieniem do Unii Europejskiej.
 
3.      Zwracać szczególną uwagę na możliwość pozyskiwania środków na cele rolnicze ze środków zewnętrznych, pochodzących z funduszów Unii Europejskiej (m.in. środków z programu SAPARD) – zalecenie nie związane bezpośrednio z kontrolą.
 
 
kontrolujący:                                                                   kontrolowany
Tomasz Dix                                                                   Jartosław Dera