Gmina Sępólno Krajeńskie

Protokół Nr 18/2004

Protokół Nr 18/2004 z posiedzenia Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w dniu 21 stycznia 2004r.

W posiedzeniu udział wzięli członkowie Komisji wg załączonej listy obecności oraz zaproszeni goście:

1. Burmistrz Waldemar Stupałkowski
2. Przewodniczący Społecznej Komisji Mieszkaniowej Józef Cyra
3. Inspektor Referatu Gospodarki Komunalnej Barbara Kaplar
4. Kierownik Referatu rozwoju Gospodarczego Bożena Mikicka
5. Inspektor – koordynator spraw sportu, turystyki i rekreacji  Tadeusz Telicki

Posiedzenie otworzył Przewodniczący Komisji Pan Tomasz Cyganek, który po powitaniu zebranych zaproponował następujący jego porządek:

1. Otwarcie posiedzenia, stwierdzenie quorum i przyjęcie porządku.
2. Zatwierdzenie protokołu z ostatniego posiedzenia Komisji
3. Rozpatrzenie pisma w sprawie przydziału lokali mieszkalnych.
4. Analiza materiałów przygotowanych prze Dyrektora Zakładu Robót Publicznych
5. Informacja w sprawie zasad i możliwości przystępowania Zakładu Robót Publicznych do przetargów.
6. Wypracowanie wątpliwości i spostrzeżeń w sprawie funkcjonowania Zakładu Robót  Publicznych.
7. Analiza wydatków w budżecie gminy w 2003r. w zakresie sportu i kultury fizycznej.
8. Omówienie spraw bieżących
9. Wolne wnioski i zakończenie.

Ad.1. Po stwierdzeniu quorum Komisja jednogłośnie zatwierdziła porządek posiedzenia zaproponowany przez Przewodniczącego.

Ad.2. Komisja jednogłośnie zatwierdziła protokół Nr 16/2003 ze swojego dwuczęściowego posiedzenia w dniach 

Ad.3. Komisja przystąpiła do rozpatrywania pisma Pana wyłączenie >> w sprawie ponownego zbadania prawidłowości przydziału lokali mieszkalnych przez Społeczną Komisję Mieszkaniową.
Pan Cyganek odczytał pismo Pana wyłączenie >>, zaznaczając iż kwestionuje on kolejność przyznania lokali mieszkalnych dla Państwa wyłączenie >> i dla Pana wyłączenie >>.
Wyjaśnień w tej sprawie udzielił Komisji Przewodniczący Społecznej Komisji Mieszkaniowej Pan Cyra oraz  inspektor Referatu  Gospodarki Komunalnej Pani Kaplar.

Pan Kaplar nie potwierdziła faktu jakoby Pan wyłączenie >> otrzymał od gminy mieszkanie do zagospodarowania. Obecnie wskazany lokal mieszkalny na tzw . Osiedlu Barakowym został wystawiony na przetarg. Pan wyłączenie >>, jako osoba zainteresowana jego kupnem wpłacił vadium w wysokości 15% wartości lokalu (wartość lokalu wynosi 7tys.zł.). Podane więc informacje w piśmie Pana wyłączenie >> dot. tej sprawy są nieścisłe.
Odnośnie przydziału lokalu mieszkalnego przy ul. W.Polskiego Państwu wyłączenie >>, poinformowała iż w/.wym. złożył wniosek o przydział mieszkania już w 1993r. a więc trzy lata wcześniej niż Pan wyłączenie >>. Społeczna Komisja Mieszkaniowa zaopiniowała pozytywnie wniosek Pana wyłączenie >> w szczególności mając na uwadze dotychczasową trudną sytuacje mieszkaniową, jak i fakt posiadania przez niego rodziny. Pan Cyra nadmienił, iż Komisja zaopiniowała wniosek Pana wyłączenie >> jednogłośnie pozytywnie,  rzeczywiście przeważył tu argument posiadania rozwojowej rodziny. Określając natomiast obecną sytuację mieszkaniową Pana wyłączenie >>, stwierdził iż w podobnej znajduje się obecnie wiele osób. Priorytetem jest przyznawanie lokali rodzinom, natomiast wnioski osób samotnych będą rozpatrywane po wygospodarowaniu przez gminę lokali o odpowiednim metrażu, spełniających kryteria zamieszkania przez osoby samotne.

Komisja, po zapoznaniu się z w/wym. wyjaśnieniami stwierdziła, iż fakty zawarte w piśmie Pana Hoppego są nieścisłe. Komisja tym samym nie stwierdziła nieprawidłowości w procedurze przyznawania lokali mieszkalnych przez Społeczną Komisję Mieszkaniową.

Ad.4. Komisja wraz z Burmistrzem przystąpiła do analizy materiałów przygotowanych przez Dyrektora Zakładu Robót Publicznych.

Na wstępie Przewodniczący Komisji przedstawił Burmistrzowi propozycje zleceń, które Zakład Robót Publicznych mógłby pozyskać w 2004r. ze strony gminy. Burmistrz, po przejrzeniu propozycji, wyjaśnił iż większość zleceń jest możliwa do realizacji przez pracowników Zakładu, oprócz inwestycji, dla których jest niezbędne rozpisanie przetargów ( środki pochodzące z funduszu Sapard).
Pan Cyganek nadmienił o zaległościach Zakładu wobec ZUS, powoduje to niemożność przystępowania do przetargów. W związku z powyższym zaproponował uściślenie współpracy pomiędzy Zakładem a Urzędem Miejskim na linii możliwości uzyskiwania przez Zakład większego portfela zleceń.
Wskazał tu szczególnie przykład nieterminowego przekazywania refundacji płac przez Powiatowy Urząd prace, ze względu na brak środków Zakładu na bieżące regulowanie należności wobec ZUS. Pan Cyganek zapytał również o możliwość, bez sprzeczności z przepisami, zlecania Zakładowi prac w zakresie przewidzianym ustawą o zamówieniach publicznych. Burmistrz wyjaśnił, iż kwestią sporną, kwestią interpretacji, jest możliwość zlecania wykonania niektórych prac.
Pan Wagner, opierając się  informacjach uzyskanych od dyrektora Zakładu, stwierdził iż bez przeprowadzenia reorganizacji ZRP nie będzie w stanie pozbyć się zobowiązań. Wskazał tutaj przykłady nierentownego wykorzystania równiarki oraz pojazdu, służącego do przewozu pracowników Zakładu (m.in. samochodu marki „Zuk”)

Burmistrz, przyjmując do wiadomości powyższe sugestie, zapewnił, iż gmina wspomoże Zakład w pozyskiwaniu zleceń, niemniej jednak Dyrektor musi wykazać również większą inicjatywę w pozyskiwaniu zleceń zewnętrznych.
Poinformował, iż znając trudna i niepokojącą sytuację zakładu, zorganizuje, w szerszym gronie, posiedzenie mające na celu wypracowanie koncepcji form oddłużenia Zakładu.
Pan Wagner,  nawiązując do zatrudnionych w zakładzie pracowników etatowych, stwierdził iż jego zdaniem występuje tam przerost etatów stałych, również ta sprawę powinno się poddać analizie.
Burmistrz potwierdził, iż występuje problem stałej załogi, rzeczywiście są miesiące, gdy środki wypracowane przez zakład nie  wystarczają na utrzymanie etatów stałych. Nadmienił, iż w tym przypadku można szukać rozwiązań typu zatrudniania niektórych dotychczas etatowych pracowników w ramach umów na wykonanie robót publicznych, co z pewnością przyczyniłoby się do obniżenia kosztów funkcjonowania zakładu.
Pan Herder zauważył, iż celowym wydaje się zcalenie zadań wykonywanych dotychczas przez różnych pracowników zakładu (podał przykład możliwości wykonywania prac pilarskich, po zdobyciu niezbędnych uprawnień, nie w pełni wykorzystywanego pracownika operatora równiarki).

Komisja nawiązała również do kwestii podniesionej na ostatnim posiedzeniu przez Dyrektora ZRP, tj. strat  zakładu poniesionych podczas realizacji budowy ciągu pieszego w Lutowie. Burmistrz zapewnił Komisję, iż przeprowadzi w tej sprawie rozmowę z dyrektorem celem uzyskania informacji o przyczynie strat. 

Komisja poinformowała Burmistrza, iż przedstawi, na podstawie dokonanej analizy funkcjonowania Zakładu Robót Publicznych, spostrzeżenia i wątpliwości dot. możliwości poprawy sytuacji finansowej ZRP.

Ad.5. Przewodniczący Komisji zwrócił się do Pani Mikickiej o wyjaśnienie, czy istnieje możliwość zlecanie prac Zakładowi Robót Publicznych bez konieczności ogłaszania przetargów. 
Pani Mikicka wyjaśniła, iż wszelkie zlecenia, które są możliwe do wykonania przez Zakład Robót Publicznych są przekazywane do realizacji. Wyjątek stanowią zlecenia przekraczające 30 tys. Euro, na które muszą być ogłaszane przetargi oraz zlecenia realizowane ze środków uzyskiwanych z funduszu SAPARD.

Komisja, w związku z przekazanym przez Dyrektora ZRP planem możliwości uzyskiwania zleceń obejmującym 2004r. zobowiązała Panią Mikicką do wskazania w wykazie prac możliwych do realizacji w ramach zleceń przez ZRP oraz tych, na które jest konieczne rozpisanie przetargu.

Ad.6. Komisja wypracowała spostrzeżenia i wątpliwości dot. funkcjonowania Zakładu Robót Publicznych, powstałe po przeprowadzeniu rekontroli w Zakładzie w dniu 14 stycznia 2004r.

Komisja przedstawi spostrzeżenia i wątpliwości Burmistrzowi w poniższej wersji:

1. Komisja Rewizyjna dostrzega potrzebę przedyskutowania całokształtu spraw związanych z funkcjonowaniem Zakładu Robót Publicznych na szerszym forum tj. przy udziale Burmistrza, Przewodniczącego Rady Miejskiej, radnych Rady Miejskiej i kierownictwa Zakładu
2. Wątpliwości Komisji Rewizyjnej dotyczą następujących faktów:
   • narastającego zadłużenia Zakładu (w okresie 7 miesięcy, od miesiąca maja 2003r. zadłużenie wzrosło o kwotę około 70tys.zł.)
   • struktury zatrudnienia etatowych pracowników Zakładu oraz zakresów ich obowiązków ( w szczególności, czy istnieje potrzeba obsługi księgowej i  kadrowej Zakładu przez dwie osoby, wątpliwości budzi również rentowność wykorzystania równiarki oraz zakres czynności jej  operatora)
   • zbyt mały udział kontrahentów spoza budżetu gminy w zadaniach inwestycyjnych, realizowanych przez Zakład (udział ten wynosi zaledwie 15% w stosunku do ogólnego przerobu Zakładu)
3. Komisja Rewizyjna zauważa potrzebę udziału etatowych pracowników Zakładu w kursach i szkoleniach organizowanych przez Powiatowy Urząd Pracy celem podnoszenia oraz zdobywania nowych kwalifikacji        dla usprawnienia pracy Zakładu  i zwiększenia wykorzystania jego potencjału ludzkiego.        

4.  Z podsumowania powyższych wątpliwości wynika potrzeba zmian organizacyjnych w    Zakładzie Robót Publicznych.
 
Komisja przedstawi poniższe spostrzeżenia i wątpliwości cele przede wszystkim zorganizowania spotkania w szerszym gronie, mającego na celu wypracowanie stanowiska dotyczącego uzdrowienia sytuacji finansowej Zakładu Robót Publicznych.

Ad.7. Komisja uzyskała od inspektora - koordynatora spraw sportu, turystyki i rekreacji Pana Tadeusza Telickiego  o wydatkach poniesionych w budżecie gminy w 2003r. w następujących kategoriach:

• koszty wyjazdów na zawody
• obsługa sędziowska zawodów
• diet zawodników i opiekunów
• kosztów inwestycji
• zakupu sprzętów i przyborów

Po uzyskaniu informacji o wydatkach w powyższych kategoriach Komisja Rewizyjna postanowiła dokonać szczegółowej kontroli wydatków dot. dokumentacji księgowej w zakresie kosztów ponoszonych z budżetu na wyjazdy sportowe.
W związku z powyższym Komisja zwróci się do Referatu Finansowego oraz Zakładu Transportu Gminnego o przygotowanie na następne posiedzenie Komisji niezbędnych faktur w tym zakresie.

Ad.8. W bieżących sprawach ustalono, iż:

1. Następne posiedzenie Komisji obejmie:
   • analizę faktur przygotowanych przez Referat Finansowy oraz Zakład Transportu Gminnego
   • wyjazd do świetlic wiejskich w Niechorzu, Wysokiej i Radońsku celem sprawdzenia  zaleceń Komisji w zakresie obejmującym przede wszystkim przystosowania  systemów ogrzewania w świetlicach do obowiązujących norm oraz stopnia realizacji  prac remontowych w zakresie uszczelnienia dachu.
2. Komisja skieruje pismo do Przewodniczącego Rady Miejskiej w sprawie możliwości ujmowania jako zasady stałego punktu w sesjach Rady Miejskiej dot. informacji Przewodniczących poszczególnych Komisji Rady Miejskiej o ważniejszych sprawach, szczególnie ważnych dla gminy, poruszanych podczas posiedzeń Komisji – celem ich przedstawiania do wiadomości całej Radzie (kwestia usprawnienia przepływu informacji).
3. Komisja zobowiązała Kierownika Referatu Gospodarki Komunalnej, w związku z wnioskiem Pana Herdera, do poinformowania Pana Barabasa o warunkach umieszczenia  przez jego zakład reklamy na budynku znajdującym się na cmentarzu komunalnym.
   

Po wyczerpaniu porządku obrad Przewodniczący zakończył posiedzenie.

Przewodniczący Komisji
Tomasz Cyganek

protokołował:
Tomasz Dix