Gmina Sępólno Krajeńskie

Protokół Nr 17/2004

Protokół Nr 17/2004
z posiedzenia Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w dniu 14 stycznia 2004r.

 W posiedzeniu udział wzięli członkowie Komisji w/w załączonej listy obecności oraz zaproszeni goście:

• Dyrektor Zakładu Robót Publicznych Andrzej Marchlewicz
• Kierownik Powiatowego Urzędu Pracy Artur Żychski 

Posiedzenie otworzył Przewodniczący Komisji Pan Tomasz Cyganek, który po powitaniu zebranych zaproponował następujący jego porządek:

• Otwarcie posiedzenia, powitanie, stwierdzenie quorum i przyjęcie porządku.
• Wyjaśnienie spraw związanych z niejasnościami dot. współpracy Powiatowego Urzędu Pracy z Zakładem Robót Publicznych.
• Wizytacja w Zakładzie Robót Publicznych.
• Wolne wnioski i zakończenie. 

Ad.1. Po powitaniu, Przewodniczący stwierdził quorum (pełny skład Komisji) – co jest równoznaczne z prawomocnością podejmowanych na dzisiejszym posiedzeniu rozstrzygnięć.
Komisja jednogłośnie przyjęła porządek posiedzenia zaproponowany przez Przewodniczącego.
 
Ad.2. Pan Cyganek poprosił Dyrektor ZRP oraz Kierownika PUP o udzielenie wyjaśnień w kwestii zaistniałych niejasności w sprawie współpracy w/w jednostek dot. przekazywania środków na pracowników zatrudnionych w ZRP w ramach robót publicznych.
Nadmienił, iż sytuacja została wywołana przez artykuł dot. powyższej sprawy, który ukazał się na łamach lokalnej prasy (“Wiadomości Krajeńskie”)

Kierownik PUP, Pan Zychski, wyjaśnił iż artykuł w “WK” stwierdzający nieprawidłowe działanie PUP nie odzwierciedla rzeczywistej sytuacji dot. refundowania środków na pracowników zatrudnionych w ZRP. Powiedział, iż środki były przekazywane w sposób prawidłowy, zgodny z procedurą. Natomiast wytknięta nieterminowość w przekazywaniu środków nie następowała z winy PUP. Refundacja środków na wynagrodzenia pracowników była przekazywana terminowo, opóźnienia natomiast dotyczyły następnych transz. Było to spowodowane nie dostarczaniem przez ZRP dokumentacji składek odprowadzanych na rzecz ZUS, co powodowało brak możliwości rozliczenia poprzedniej zaliczki i jednocześnie brak możliwości przekazywania kolejnych środków. Bowiem dopiero komplet dokumentacji umożliwia uruchomienie dalszej procedury przekazywania środków.
Wyjaśnienia przestawione przez Pana Zychskiego potwierdził Pan Marchlewicz.
 
Następnie Pan Cyganek przedstawił Komisji zapisy (nie zatwierdzonego jeszcze) protokołu z kontroli w Zakładzie Robót Publicznych, przeprowadzonej przez Skarbnika Gminy.
Z protokołu wynika brak przekazywania środków na refundacje pracowników zatrudnionych w ZRP, pogłębiający się z każdym kolejnym miesiącem zatrudniania. Nadmienił, iż rzeczywiście z tych zapisów w protokole wynika, iż następowało opóźnienie w przekazywaniu środków na refundacje.
Pan Herder porównał informacje zawarte w protokole pokontrolnym Skarbnika Gminy z protokołem pokontrolnym Komisji Rewizyjnej odnośnie liczby zatrudnionych pracowników, stwierdził iż są one rozbieżne. Pan Marchlewicz powiedział, iż rozbieżności wynikają z zapisów księgowych sporządzonych na konkretny dzień, zaksięgowana kwota refundacji może bowiem dotyczyć innego miesiąca, stan faktyczny może się różnić od stanu księgowego.
Pan Cyganek zauważył, iż narastanie zobowiązań związanych z zatrudnianiem pracowników i opłacaniem za nich składek ZUS sukcesywnie powiększa się z miesiąca na miesiąc. Pan Marchlewicz stwierdził, iż częściową odpowiedzialność za narastanie zaległości ponosi również Urząd Miejski, ponieważ nie uiszcza swojej części refundacji, sugerując iż Zakład powinien opłacać tą należność ze środków uzyskanych z realizacji prac zleconych.
Pan Żychski nawiązując do współpracy z Zakładem Robót Publicznych, podkreślił iż jest ona prawidłowa. Rzeczywiście występują pewne opóźnienia płynności finansowej, należy jednak konkretnie wyjaśnić, dlaczego te opóźnienia następują. Dzisiejsze spotkanie z Komisją ma właśnie na celu jej poinformowanie z pierwszej ręki o przyczynach takiego stanu. Należy bowiem jasno stwierdzić, czy przyczyną jest nieprawidłowe działanie PUP (jak wskazano w tendencyjnym jego zadaniem artykule w “WK”) czy też nieterminowe składanie dokumentacji ZUS-owskiej przez ZRP.
Pan Cyganek zapytał jak PUP zamknął 2003r. pod względem refundacji. Pan Żychski odpowiedział, iż całość refundacji z PUP za 2003r. została wypłacona. Pan Marchlewicz nadmienił, iż do dnia 22 grudnia 2003r. całość refundowanych wypłat dla pracowników została uregulowana księgowo, fizycznie wypłata nastąpiła w dniu 29 grudnia. Dodał, iż problemem natomiast jest brak części środków ze strony gminy.
Pan Cyganek zapytał, czy istnieją jakieś zaległości ze strony innych podmiotów, które powodują brak płynności w ZRP. Pan Marchlewicz poinformował, iż były pewne zaległości ze strony Sepoleńskiego Domu Kultury, Zakład poradził sobie jednak we własnym zakresie.
Pan Cyganek zapytał, czy w umowach zawieranych przez pracowników na świadczenie robót publicznych jest zapis, iż urząd powinien dopłacać brakujące kwoty refundacji. Pan Marchlewicz wyjaśnił, iż jest ogólne zalecenie, aby Zakład brakujące część kwot wypracował z pozyskiwanych zleceń. Nadmienił, iż istniała możliwość pozyskania zleceń ze strony oświaty, były bowiem w 2003r. konkretne zlecenia do pozyskania (np. remonty placówek oświatowych), jednak nikt się nie zwrócił do Zakładu o wykonanie tych prac.
Pan Cyganek zapytał o procedurę zlecania prac Zakładowi, czy Zakład posiada pewne przywileje w tym zakresie. Pan Marchlewicz wyjaśnił, iż gmina może zlecać Zakładowi wykonanie prac oprócz inwestycji finansowanych z funduszu Sapard. Ponadto wykonanie niektórych prac jest obwarowane przepisami ustawy o zamówieniach publicznych, Zakład nie jest w stanie tych przepisów spełnić.
 
Na zakończenie Komisja podziękowała Kierownikowi PUP i Dyrektorowi ZRP za udzielenie wyjaśnień w sprawie przyczyn nieterminowego przekazywania środków, uznając sprawę za całkowicie wyjaśnioną.
 
Ad.3. Komisja przeprowadziła wizytację na terenie Zakładu Robót Publicznych celem ustalenia przyczyn systematycznego wzrostu zobowiązań tegoż Zakładu.
Wyjaśnień udzielał Dyrektor Zakładu Pan Andrzej Marchlewicz.

Na wstępie Pan Cyganek poinformował, iż podczas kontroli przeprowadzonej w Zakładzie Skarbnik Gminy nie stwierdziła nieprawidłowości w zakresie prowadzonej księgowości. Nadmienił, iż w protokole sporządzonym przez Panią Skarbnik każdy miesiąc kończy się adnotacją o braku środków przekazywanych przez PUP. W związku z powyższym zasugeruje Pani Skarbnik, aby w tym protokole nanieść zapisy o obiektywnej przyczynie nieterminowych wpływów, zgodnie z wyjaśnieniami uzyskanymi od Kierownika PUP.
Pan Cyganek następnie zapytał o udział zleceń spoza budżetu gminy, zrealizowanych przez Zakład w 2003r. Nadmienił, iż takie opracowanie pomoże Komisji wnieść swoje sugestie celem poprawienia stanu finansowego Zakładu.
Pan Marchlewicz zobowiązał się dostarczyć Komisji szczegółowy wykaz obejmujący w/w zlecenia w terminie do dnia 20 stycznia br.
Pan Cyganek zapytał o możliwości uczestniczenia Zakładu w przetargach na wykonywanie zleceń, czy są jakieś ograniczenia w tym zakresie. Pan Marchlewicz poinformował, iż otrzymuje z gminy mniejsze zlecenia z tzw. “wolnej ręki”. Nie może otrzymywać zleceń w ramach środków z funduszu Sapard. Ponadto występują ograniczenia związane z brakiem uprawnień, np. Zakład nie posiada uprawnień na wykonywanie prac związanych z sieciami energetycznymi oraz z kwestiami osprzętowienia (Zakład nie posiada sprzętu do wykonywania określonych prac). Innym ograniczeniem jest fakt braku możliwości przystępowania do przetargów z powodu istniejących zaległości wobec ZUS (przystąpienie do przetargu wymaga zaświadczenia o nie zaleganiu świadczeń wobec ZUS).

Pan Wagner zapytał o bieżącą sytuację finansową Zakładu. Pan Marchlewicz poinformował, iż na koniec listopada 2003r. zadłużenie Zakładu wyniosło około 173tys.zł., jest to kumulacja kwot zaległości ze wszystkich lat poprzednich.
Pan Wagner zapytał o przyczynę narastania długu. Pan Marchlewicz powiedział, iż przyczyną zobowiązań są przede wszystkim następujące fakty:

• nieporozumienia wynikłe na linii ZRP – Urząd Miejski dot. refundacji środków w ramach zawieranych umów na roboty publiczne. Częściowa refundacja miała następować przez UM ze środków pozyskiwanych od gminy za wykonywanie robót w ramach umów zleceń (brak zleceń – kwota około 40tys.zł.)
• utrzymanie pracy równiarki. Strata na pracy równiarki wyniosła w ubiegłym roku około 30tys.zł. Praca równiarki jest rentowna praktycznie tylko w miesiącach letnich (około 70h. przerobu), w miesiącach pozostałych jej praca przynosi poważny deficyt (np. w miesiącu grudniu równiarka pracowała 25h). 
• wykonywanie zleceń w ramach kwot ryczałtowych. Np. ryczałt na utrzymanie zieleńców na terenie miasta jest niewystarczający w porównaniu z kosztem wykonanych prac.
• brak dotacji ze strony gminy na utrzymanie kadry stałej Zakładu (8 etatów). Zakład w ramach wykonywanych zleceń jest w stanie zarobić tylko na pracowników nieetatowych.
• coraz mniejszy pakiet zleceń ze strony gminy.
• konieczność odprowadzania dużych kwot na fundusz socjalny (przewija się około 200 osób rocznie – odprowadza się z tego tytułu kwotę na fundusz w wysokości około 15tys.zł. rocznie).

Komisja , po powyższych wyjaśnieniach przystąpiła do dyskusji.
Pan Herder zasugerował możliwość zdobycia uprawnień kierowcy na “Żuka” przez brygadzistę Zakładu. Inną sugestią była możliwość dokonywania przewozu brygadzisty w ramach usług firmy transportowej.
Pan Cyganek zauważył konieczność dostosowania zakresu czynności pracownika obsługującego równiarkę do faktycznie wykonywanych czynności.
Zasugerował również konieczność opracowania, wspólnie z Urzędem Miejskim, programu naprawczego finansów Zakładu. Zwrócił się również do dyrektora o przygotowanie Komisji wykazu zleceń, które są możliwe do pozyskania przez Zakład w 2004r.
Pan Marchlewicz, nawiązując do zleceń, mających być zrealizowanymi w 2003r. nadmienił, iż wiele z nich “wypadło” bądź też realizacja niektórych przyniosła Zakładowi straty (np. wykonanie ciągu pieszego w Lutowie)

Komisja kończąc wizytację podziękowała Dyrektorowi za złożone wyjaśnienia.

Komisja, podsumowując przeprowadzoną wizytację postanowiła, iż zwróci się pisemnie do dyrektora o przygotowanie do analizy na następne posiedzenie następujących materiałów:

• zestawienia zleceń wykonanych przez Zakład w 2003r. na rzecz podmiotów zewnętrznych (pozaurzędowych)
• zestawienia zleceń możliwych do pozyskania w 2004r., których realizacja wpłynęłaby na poprawę sytuacji finansowej Zakładu. Jednocześnie Komisja zaleca opracowywanie, we współpracy z Urzędem Miejskim, ramowych, rocznych, planów obejmujących możliwości pozyskiwania dochodów dla Zakładu.
• pisemnego wyjaśnienia zasad naliczania i korzystania z tzw. “kilometrówki” przez pracowników Zakładu (wyjaśnienie, których pracowników dotyczy kilometrówka i jakie środki transportu obejmuje oraz podanie jej kwoty)
• pisemnego wyjaśnienia zasad zawartej umowy dzierżawy piły motorowej (okres od m-ca kwietnia do m-ca sierpnia 2003r., wyjaśnienie, czy umowa dotyczy kosztów samej dzierżawy, czy także kosztów osobowych)

Ponadto Komisja zwróci się, o dostarczenie zakresów czynności wszystkich etatowych pracowników Zakładu. 

Ad.4. W wolnych wnioskach Komisja ustaliła zakres tematów, jakimi zajmie się na swoim następnym posiedzeniu tj:

• analizą materiałów dostarczonych przez Dyrektora ZRP
• analizą pisma w sprawie przydziału lokali mieszkalnych
• analizą zasad możliwości uczestnictwa ZRP w przetargach
• analizą wydatków budżetowych gminy za 2003r. w zakresie sportu i turystyki 

Po wyczerpaniu porządku obrad Przewodniczący zamknął posiedzenie.
 
 

Przewodniczący Komisji
Tomasz Cyganek

protokołował:
Tomasz Dix