Gmina Sępólno Krajeńskie

Kontrola Referatu Rozwoju Gospodarczego, Ochrony Środowiska, Turystyki i Rekreacji Urzędu Miejskiego w Sępólnie Kraj. przeprowadzona w dniach 12–18 listopada 2003r.

Protokół z kontroli Referatu Rozwoju Gospodarczego, Ochrony Środowiska, Turystyki i Rekreacji Urzędu Miejskiego w Sępólnie Kraj. , przeprowadzonej w dniach 12 – 18 listopada 2003r.
 
 
 
I. Stan osobowy Referatu: 3 osoby (2,5 etatu), w tym:
 
1.      Kierownik – Pani Bożena Mikicka, 31 lat stażu pracy, w tym 3 lata na obecnym stanowisku tj. od dnia 1 kwietnia 2000r.
2.      Inspektor ds. ochrony środowiska – Pani Urszula Lange, 5 lat stażu pracy w tym 2 na obecnym stanowisku.
3.      Inspektor ds. sportu i kultury fizycznej – Pan Tadeusz Telicki, 37 lat stażu w tym 6 lat na obecnym stanowisku.
 
 
 
II.Podnoszenie kwalifikacji zawodowych.
 
Pracownicy Referatu uczestniczyli w 2003r.  w następujących szkoleniach i sympozjach zewnętrznych:
1.      Pani Bożena Mikicka:
-         szkolenie dot. planowania i zagospodarowania przestrzennego
-         szkolenie dot. gospodarki przestrzennej
2.      Pani Urszula Lange
-         szkolenie dot. zamówień publicznych
-         szkolenie dot. zarządzania finansowego funduszami strukturalnymi
-         szkolenie dot. członków regionalnej sieci informatyczno doradczej
-         kursokonferencja dot. budowy społeczeństwa informatycznego w Polsce i Unii Europejskiej
 
 
Pracownicy Referatu uczestniczyli ponadto w systematycznie przeprowadzanych szkoleniach w Urzędzie Miejskim, prowadzonych przez Sekretarza Gminy.
 
 
 
 
III.Realizacja kontroli:
 
Po przejrzeniu rejestru kontroli w Urzędzie Miejskim nie stwierdziłem wpisu o przeprowadzeniu w bieżącym roku jakiejkolwiek kontroli zewnętrznej, co potwierdził Kierownik Referatu.
Podczas przeprowadzonej rozmowy z Kierownikiem Referatu uzyskałem informację, iż nie przeprowadza systematycznych kontroli wewnętrznych w Referacie , koordynuje natomiast na bieżąco jego pracę.
 
 
Zalecenie – raz w półroczu przeprowadzać w Referacie dokumentowane kontrole wewnętrzne.
 
 
 
IV. Dodatkowe zajęcia wykonywane przez pracowników Referatu. 
 
Kierownik Referatu, podczas przeprowadzonej rozmowy, poinformował iż żaden z pracowników Referatu nie wykonuje żadnego dodatkowego zajęcia w czasie godzin pracy w Urzędzie.
 
 
 
 
V. Egzekwowanie opłat skarbowych.   
             
             Celem stwierdzenia prawidłowości pobierania opłaty skarbowej przejrzano dokumentację dot. wydawania zaświadczeń o kwalifikacji gruntów (przeznaczeniu poszczególnych dziełek) w planach zagospodarowania przestrzennego Gminy Sępólno Kraj. tj. teczkę Nr Irg. 7321 (zaświadczenia zarejestrowane jako sprawy od nr 1 do nr 15 i od nr  100 do nr 115)
 
Stwierdzono, iż:
- opłata skarbowa w wysokości 16 zł. od wydanego zaświadczenia jest pobierana i kasowana w prawidłowy sposób, uniemożliwiający jej powtórne użycie.
- część wniosków jest zwolniona od opłaty skarbowej na podstawie ustawy o opłacie skarbowej zaświadczenia wydawane są bez zbędnej zwłoki (w terminie natychmiastowym bądź najpóźniej kilku dni od wpłynięcia wniosku)
 
 
 
VI. Zabezpieczenie druków, pieczęci i akt
 
Stwierdzam, iż druki, pieczęcie i akta są w większości przypadków zabezpieczone prawidłowo, niemniej jednak niektóre szafki nie posiadają prawidłowego zabezpieczenia w postaci zamków patentowych.
 
Zalecenie – zainstalować zamki patentowe w nieprawidłowo zabezpieczonych szafkach i szufladach. 
 

VII. Prawidłowość prowadzenia dokumentacji i wydawania decyzji oraz terminowość załatwiania spraw.
Po przejrzeniu następujących teczek:
341 - Dokumentacja zamówień publicznych
342 -  Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych  
7324 – Nadzór nad realizacją ustaleń planów zagospodarowania przestrzennego
7331 – Ustalanie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu dla inwestycji o znaczeniu 
            lokalnym
7430 – Rozgraniczenia i podziały nieruchomości
0418 – Poszerzanie granic miasta
2213 – Inwestycje i remonty
6225 – Kontrola i nadzór gospodarki wodnej
7614 – Popularyzacja i propaganda ochrony środowiska
7512 – Zezwolenia na eksploatację złóż kopalnianych
7225  - Nadzór nad realizacją ustaleń planów zagospodarowania
 
            stwierdzam, iż:
1.      Symbole klasyfikacyjne teczek są nadane prawidłowo
2.      Hasła klasyfikacyjne odpowiadają w większości przypadków naniesionym symbolom, niemniej jednak zaistniały przypadki, gdy hasła opisywane są nie w pełnej nazwie
3.      Teczki i segregatory są opisane w prawidłowy sposób tj. j.w. oraz posiadają oznaczenie kategorii archiwalnej oraz pieczęć Urzędu.
4.      Sprawy w segregatorach oraz teczkach rejestrowane są w odpowiednich kartach spraw. 
 
 
 
Po przejrzeniu dokumentacji zawartej w teczkach 7430 – Rozgraniczenia i podziały nieruchomości, zawierającej postanowienia i decyzje (sprawdzono sprawy od Nr 1 do Nr 20) oraz teczki Nr 7331 – Ustalanie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu dla inwestycji o znaczeniu lokalnym, zawierającej decyzje (sprawdzono sprawy od Nr 1 do Nr 20):  
            Stwierdzam, iż prawidłowość oraz terminowość wydawania postanowień (wydawane są w terminie do 14 dni) i decyzji (wydawane są w terminie do 30 dni) nie budzi zastrzeżeń. Są one doręczane za odpowiednim potwierdzeniem odbioru.
 
VIII.Przekazywanie akt do archiwum zakładowego.
 
Po rozmowie z Kirerownikiem Referatu oraz kompetentnym pracownikem (archiwista UM), , stwierdziłem, iż dokumentacja wytworzona przez Referat w 2002r. została przekazana na stan tut. Archiwum.
 
 
IX. Ilość skarg wniesionych na działalność Referatu oraz ilość odwołań od wydanych decyzji.

Stwierdzam, po przejrzeniu rejestru skarg UM, iż na działalność Referatu nie wniesiono żadnej skargi.
Od wydanych przez Referat decyzji wniesiono trzy odwołania. Rozpatrywanie powyższych odwołań jest w toku.
 
 
 
 
 
 
X. Wnioski i zalecenia pokontrolne.
 
 
1.      Systematycznie realizować i dokumentować kontrole wewnętrzne w Referacie.
Termin wykonania – raz w każdym półroczu.
2.      Zainstalować zamki patentowe w nieprawidłowo zabezpieczonych szafkach i szufladach – termin wykonania – 30 stycznia 2004r.    
3.      Zwracać szczególną uwagę, zgodnie z rozszerzonym zakresem działania Referatu, na możliwość     pozyskiwania środków zewnętrznych na działania gminy z funduszów strukturalnych – zadanie ciągłe.
4.      Przestrzegą wszelkich zmian proceduralnych, wynikających ze zmian zapisów w instrukcji kancelaryjnej -    zadanie ciągłe.
5.      Wpisać pełne nazwy haseł klasyfikacyjnych, w konsultacji z kompetentnym pracownikiem Urzędu (Panią  Środecką) w tych przypadkach, gdy różnią się one (są wpisane w niepełnej nazwie) od ustaleń jednolitego rzeczowego wykazu akt – termin  wykonania -  30 stycznia 2004r.
 
 
 
 
 
 
Kontrolujący                                                            Kierownik kontrolowanego Referatu.
Tomasz Dix                                                                    Bożena Mikicka